浙江省教育厅办公室 浙江省档案局办公室 关于推进高等学校数字档案室（馆） 建设工作的通知

各高等学校：

为贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大、 省第十四次党代会精神，落实省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，根据《数字档案室建设指南》《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》等要求，决定开展全省高等学校数字档案室（馆）建设测评工作，进步推进高校档案工作的数字化、规范化。现就有关事项通知如下：

一、工作目标

按照省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求，到 2020 年全省高校档案机构全部 建成数字档案室（馆）。

二、测评范围

全省高等学校。

三、等级要求

由低到高，分为数字档案室（馆）、规范化数字档案室（馆） 和示范数字档案室（馆）三个等级，具体建设要求如下。

1．“数字档案室（馆）”应符合以下基本要求：

（1）档案信息化纳入本单位信息化总体规划，明确分管领 导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工作职责，建立本单位档案信息化管理制度；

（2）落实经费，配备必要的档案信息化软硬件设施设备，保证档案信息化工作正常开展；

（3）室（馆）藏各类档案全部建立电子目录；

（4）对室（馆）藏档案数字化进行规划，制定实施方案，并按计划开展，要求完成三年以上室（馆）藏档案的数字化扫描任务；

（5）档案室（馆）配备并使用档案管理软件，能实现档案收集、管理、存储、利用等基本功能；

（6）档案室（馆）近3年未发生过重大安全事故且无严重安全隐患。

2．“规范化数字档案室（馆）”在达到“数字档案室（馆）”基本要求的基础上，还应符合以下必备条件：

（1）室（馆）藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字化率不低于60%；

（2）档案室（馆）提供数字档案电子目录和相关全文的查阅。

3．“示范数字档案室（馆）”在达到“数字档案室（馆）”基本要求的基础上，还应符合以下必备条件：

（1）室（馆）藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字化率不低于 80%；

（2）对具有保存价值的电子文件按国家、省有关规定及时归档并由档案室（馆）统一管理；

（3）数字档案开发利用实现网络化服务，支持用户在权限许可范围内在线查看，能为本单位部门和个人提供电子目录和相关全文的查阅。

四、测评标准

“规范化数字档案室（馆）”和“示范数字档案室（馆）”须依据《浙江省数字档案室（馆）建设测评标准》（见附件1）进行打分，采用百分制，测评结果80分至89分的命名为“规范化数字档案室（馆）”，90 分及以上的命名为“示范数字档案室（馆）”。

五、测评方法

依据《浙江省数字档案室（馆）建设测评标准》，各高等学校根据自身实际情况，提出数字档案室（馆）等级测评申请，由省教育厅、省档案局联合负责测评、公布，省高校档案学会协助实施。

各高等学校应根据总体目标，做好数字档案室（馆）测评计划，对照标准进行自查、打分，于每年10月底前将《浙江省数字档案室（馆）建设测评标准》（含自评分）、《浙江省数字档案室（馆）申报表》（见附件2）一式3份及相关支撑材料报省档案局登记管理处。省教育厅联系人：郑川，电话：0571—88008799。 省档案局联系人：高乐、刘文萍，电话：0571—85119328、85118298。

 

附件：1．浙江省数字档案室（馆）建设测评标准

      2．浙江省数字档案室（馆）申报表

 

浙江省教育厅办公室     浙江省档案局办公室

2018年9月14日