第一章 总  则第一条 为了加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进学校治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第四十七号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》等，结合我校实际，制定本办法。第二条 从事学校档案收集、整理、保护、利用及其督管理活动，适用本办法。本办法所称的学校档案，是指学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。档案工作是反映和维护学校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础性工作之一。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，在人员配备、经费投入上给予保证。第四条 学校档案馆是学校档案工作的归口管理部门，应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。档案馆对档案实行集中统一管理， 以确保档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用，实现档案信息资源共享。第五条 学校各部门、学院和师生都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。第六条 对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的部门和个人，按照学校有关规定给予表彰、奖励。第二章  机构设置与人员配备第七条 学校档案工作由校长领导，设立档案工作委员会。学校档案工作委员会由校长任主任委员，其他委员由相关部门负责人担任。委员会的主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定学校档案工作中的重要奖励和其他重要问题；（五）负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核，协调解决学校档案工作发展过程中遇到的重大问题。第八条  学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，负责档案工作委员会的日常工作，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案机构的分支机构。第九条 学校档案馆的基本职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收（征集） 、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）建立健全学校档案工作网络，开展专兼职档案人员的业务培训，指导各部门档案的立卷归档工作；（八）做好档案库房安全管理和灭害处置工作，确保档案安全；（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（十）参加档案学术研讨和交流活动。第十条 学校档案工作实行分工负责，各部门档案工作的基本职责是：（一）组织本部门人员学习档案法律法规，执行学校档案工作管理规定；（二）明确分管本部门档案工作的负责人，负责将档案工作纳入本部门议事日程、管理制度和有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据， 配备档案工作所需的实施和设备，保证兼职档案员工作时间。做到“四同步”，即：在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作；（三）明确本部门兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并做好部门自存档案的管理工作。第十一条 学校档案馆设馆长一名或副馆长一名，配备专职档案工作人员，其岗位设置人数根据本校档案数量和工作任务确定。第十二条 学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。第十三条 学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制。各部门兼职档案员应相对稳定。第十四条 校内部门撤销、合并或人员调动、退休时，必须办理档案材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。第十五条 学校对长期接触有毒物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。第三章 档案管理第十六条  学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。第十七条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（教办字〔1987〕016号）的相关规定执行。（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》 （国档发〔1987〕6 号）执行。（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 （国档发〔 1988〕 4 号）执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上） 的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（八） 出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》 （国家财政部国家档案局令第 79 号）执行。（十一）声像、实物类： 主要包括照片、光盘、录音录像及实物等不同载体。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第十八条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷（件），编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。第十九条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。第二十条  学校档案材料归档时间为：（一）学校各部门在次年 5 月底前归档；（二）各二级学院等教学部门在次学年 11 月底前归档；（三）科研类档案在项目完成后两个月内归档；（四）基建类档案在项目完成后三个月内归档；（五）重大活动和突发事件档案应在活动事件结束后四个月内归档。第二十一条  学校档案馆对档案进行整理、分类、鉴定和编号。第二十二条  学校档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》， 确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、经鉴定已失去保存价值的档案，写出销毁报告，编制销毁清册，报主管院领导批准后，予以销毁。经批准销毁的档案，送指定地点销毁，并由两人以上负责监销，在销毁清册上注明销毁日期和签名。销毁会计档案按财政部、国家档案局印发《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第 79 号）。未经鉴定和批准，任何部门和个人不得随意销毁学校档案，违犯者，按国家有关规定处理。第二十三条  学校档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第二十四条  学校档案由档案馆保管。在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。第二十五条  学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案馆保存。第二十六条  学校个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。第二十七条  学校应当建立、健全档案安全工作制度，加强档案安全风险管理， 提高档案安全应急处置能力。建立档案库房防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、风尘、防盗等“八防”措施。档案入库必须认真检查案卷质量，清点数目，按类分年度有序地排列存放，方便查阅。学校档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管院领导报告，及时处理。第二十八条  学校档案馆要认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。档案馆指定专人负责档案统计工作。档案管理人员要建立健全统计台帐，帐物相符，掌握档案的接受、利用、移出、销毁的数据。要确保统计数据的严肃性，各类数据应实事求是，要有原始资料为依据，不得随意估算、虚报。第二十九条  学校应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。第四章 档案的利用与公布第三十条  学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：（一）涉及国家秘密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第三十一条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，可以利用本部门已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。本校毕业学生利用学籍成绩档案，须持毕业证书或身份证。代为办理的，应提供查阅人书面委托书及身份证复印件。利用档案人员必须爱护档案，档案复印由档案馆人员操作复印，未经同意不得拆卷，严禁损坏、涂改、圈点、私自摘录档案。第三十二条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。查阅党委、校长办公会会议记录，经学校办公室负责人或学校书记、校长审查批准。查阅会计档案， 由财务处负责人审查批准。 查阅干部人事档案，按干部管理权限，分别由组织部、人事处审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校办公室批准。第三十三条  学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。加盖档案馆公章的档案复制件， 与原件具有同等效力。确因工作需要借出的，应办理借阅审批手续，重要的当天归还，其他档案一般不超过 10 天，延期须办理续借手续。涉密档案、会计档案不出借。借出档案者应对档案的保密、安全和完整性负责，不准将档案带至公共场所，不得传播、污损、抽拆、涂改和转借。档案管理人员对归还的档案要仔细检查，如有破损、丢失、涂改等情况，立即报告并追究责任。第三十四条  学校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。第三十五条  学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。学校档案馆为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供。第三十六条  寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。第三十七条  学校档案馆应当根据自身条件，为学校制定制度、规定和开展有关问题研究，提供支持和便利。学校档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。档案研究人员研究整理档案，应当遵守档案管理的规定。第三十八条  学校鼓励档案馆积极开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、陈列、建设档案网站等方式，进行爱国、爱校教育，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。第五章 条件保障第三十九条  学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。第四十条  学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标 103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。第四十一条  学校设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。第六章 档案信息化建设第四十二条  学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆、信息中心以及其它部门应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。第四十三条  学校各部门应当积极推进电子档案管理 信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。第四十四条  电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。第四十五条  学校鼓励和支持档案馆及其它部门推进传统载体档案数字化， 已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。第四十六条  电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、可用性和安全性。档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。第四十七条  学校档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。档案馆应当建设数字档案馆。第七章 监督检查第四十八条  学校档案馆主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对档案馆的下列情况进行检查：（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；（三）档案工作人员管理情况；（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。第四十九条  学校档案主管部门根据违法线索进行检 查时，在符合安全保密要求的前提下，可以检查有关库房、设施、设备、查阅有关材料，询问有关人员，记录有关情况，有关部门和个人应当配合。第五十条  学校档案馆及其它部门发现本部门存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情况的，应当及时向学校档案主管部门报告。第五十一条  学校档案主管部门发现档案馆和其它部门存在档案安全隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。第五十二条  学校任何部门和个人对档案违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报。接到举报的档案主管部门或者有关机关应当及时依法处理。第五十三条  学校档案主管部门及其工作人员应当按照法定的职权和程序开展监督检查工作，做到科学、公正、严格、高校，不得利用职权牟取利益，不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私。第八章  奖励与处罚第五十四条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第五十五条  有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的， 由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违犯保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第九章 附 则第五十六条  本办法由学校档案馆负责解释。第五十七条  本办法自发布之日起施行，原《杭州医学院档案管理办法》（杭医 [2017]90 号）同时废止。

为了规范档案材料的归档及整理工作，实现档案形成过程的质量控制，制定本规范。一、文件收集要求（一）文件完整1.数量。应归档文件材料的种类、份数和每份文件的页数完整齐全，做到每组材料不缺件，每份文件不缺页。2.质量。注意文件的系统性，做到请示与批复、正件与附件、转发文件与原件、原稿与印件、多种文字形成的同一文件、记录在不同载体上的关于同一问题材料的完整归档，以及文号、领导签署和公章、落款时间的规范性等。（二）文件安全1.实体。选择规范的纸张、高质量的磁盘、移动硬盘和光盘作为记录信息的载体，使用炭黑墨水笔或蓝黑墨水笔书写文件，使用激光或喷墨打印机打印重要文件。归档前的文件实体应存放于专门的文件卷夹和文件柜内，有密级的秘密文件及内部文件严禁随意存放和上网。2.信息。对收集积累的电子文件应定期制作备份，并及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间， 放入专用装具内妥善保管。二、文件整理要求（一）质量1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区别不同价值、不同密级、不同载体。3.便于保管和利用（档案厚度掌握在 5cm 左右，页数尽量控制在 200 页以内）。（二）立卷1.根据文件本身的特征立卷，即问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征等。2.根据立卷特征组卷时， 既要保持文件之间的有机联系，又要体现案卷之间的区别，需综合运用 2 个或 2 个以上的立卷特征组卷（如：名称特征-会议记录，时间特征-2016 年，作者特征-杭州医学院）。（三）立卷程序1.每年年末，根据《杭州医学院立卷部门档案归档范围和保管期限规定》，结合部门工作职能和工作计划、当年归档案卷目录，编制档案的预立卷类目。2.根据预立卷类目，准备文件夹若干个，在每个卷夹上标明条款号与条款名称。3.遇到难以归入已有条款的文件，应及时补充新条款。（四）检查调整1.检查需归档文件是否完整、准确。没有责任者和年月日的文件要考证清楚，及时补上。2.检查每一条款下的文件是否保持了相互之间的联系、能否反映立卷特征。3.检查卷内是否有不需要归档或转入下年度立卷的文件。4.检查各条款内文件的保存价值是否大体一致。5.检查各条款内文件数量的多少，文件量偏多的应按卷特征适当细分，文件数量过少的，应酌情并入相关条款并组卷。（五）排列1.一个卷内的文件为同一问题、同一作者或同一名称的，可按文件形成的先后顺序进行排列，或按文件的重要程度排列。2.一个卷内的文件为同一作者、几个问题的，可先按卷内问题分成几组， 问题与问题之间按重要程度排列。3.一个卷内的文件为一个问题、几个作者的，可先按照卷内作者分开，然后将每一个作者围绕这个问题的文件按形成时间的先后顺序或重要程度排列。4.按文件重要程度排列， 具体排列顺序为：（1）上级机关在前，本级机关居中，下级在后；（2）综合性排列在前，专题性排列在后；（3）方针政策性在前，业务事务性排列在后；5.密不可分一组文件的排列顺序为：（1）正件在前， 附件在后；（2）印件在前， 定稿在后；（3）定稿在前， 历次重要讨论稿在后；（4）重要法规性文件的历次修改稿按时间顺序依次排在定稿之后；（5）结论性材料在前，依据性材料在后；（6）批复在前， 请示在后；（7）转发文件在前，被转发文件在后；（8）案件的结论、决定在前， 判决性文件在前、查证依据性材料在后；（9）多种文字形成的同一文件，中文在前，其他文字在后。（六）编号1.凡有文字、图像等页面都要编号，空白的页面不编号。2.页面的位置在每页文件正面的右上角和背面的左上角。3.不装订使用卷盒的案卷，在每份文件的首页右上方加盖件号章，件号章中的全宗号、目录号和案卷号由档案馆填写，件号由档案馆根据编号顺序依次填写。（七）案卷标题的拟写以立卷类目中的条款为基础进行修改、补充和具体化，具体要求如下：1.政治上的正确性；2.内容上的准确性；3.避免过于笼统或太具体，注意文字通顺，标题总字数一般不超过 50 个字；4.结构上的完整性（作者-问题-名称）；5.作者 5 个以内的可全标出，5 个以上的用数量；6.问题单一直接标出，问题多的推出标明主要问题加“等”字；7.不按名称特征组卷时，应标出几种主要的、有代表性的文件名称后加“等”字；8.按照作者-时间-问题-名称排序。三、系统录入通过档案馆设置的用户名与密码登入档案管理系统，分别登录入文件级目录与案卷件目录，按档案馆的录入要求进行操作，录入完毕将卷内目录与案卷目录分别打印出来，与实体档案一同移交档案馆。四、档案移交（一）填写卷内备考表本卷说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人： 由组成本卷的责任者签名。检查人： 由对案卷质量进行审核的责任者签名。（二）移交立卷部门整理好案卷，学校档案馆检查合格后，填写移交目录，在规定的时间内，双方履行签字盖章手续，办理档案移交，并各执一份移交目录存查。五、注意事项（一）专兼职档案员必须认真贯彻执行档案管理的政策法规，严格遵守安全保密制度。（二）在整理归档文件时，严禁吸烟， 以确保归档文件实体安全。（三）不得私自涂改，抽取或伪造归档材料。（四）不得擅自处理或销毁应归档材料。整理中按规定需剔除的文件材料，应经本部门主管领导审查批准后视情况予以处理。（五）如遇归档材料遗失或部门主管领导同意暂不归档的材料，应在卷内备考表中注明理由并签字。 附件：杭州医学院档案材料归档及整理工作流程附件：1/0

第一条 根据《中华人民共和国档案法》关于档案保密与安全管理的要求，制定本制度。第二条 学校档案馆与从事档案工作的专兼职人员签订保密协议，规定档案工作人员必须严格遵守保密与安全协定，确保档案的保密与安全。第三条 建立符合档案保存的库房及其安全设施，档案库房是学校安全保卫重点要害部门，应严格遵守《杭州医学院档案库房管理制度》的规定，确保档案实体安全。第四条 凡属本校确定为“ 国家秘密事项及内部事项 ”以上密级档案的查阅、摘抄、复印，须持《查阅档案审批单》，认真审查审批权限是否符合规定的要求。第五条 档案密级的确定由立卷部门提出， 学校档案工作委员会办公室审定。密级的变更和解密须按《中华人民共和国保守国家秘密法》等规定办理。第六条 档案管理人员必须严格执行《杭州医学院档案利用制度》，认真履行登记手续。第七条 档案管理人员不得谈论涉密档案内容，不准将档案带至公共场所，如有泄露和公布涉密档案内容者，视情节轻重，按《中华人民共和国档案法》规定处理。第八条 接待查阅和归档人员，一般在办公室或阅档室，非档案馆工作人员未经允许不准进入档案库房。第九条 销毁档案，要造册登记，严格审批和销毁制度。第十条 档案工作人员调动工作时，要办理交接清点手续。第十一条 每天工作完毕，必须将归档材料放入档案柜内，不得随意堆放。第十二条 遵守工作日值班制度，下班时锁好门窗、档案箱柜，切断电源，经检查后方可离开。第十三条  未尽事宜，由学校档案馆负责解释

第一章 总  则第一条 为了加强与规范二级学院（部）档案管理工作，形成归属本部门管理的收集齐全、管理规范、利用方便的档案资料，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及《杭州医学院档案管理办法》的有关规定，制定本办法。第二条 二级学院（部）档案是部门管理工作的重要组成部分，它既是衡量二级学院（部）教育教学质量与管理水平的标志之一，又是各类评估不可缺少的支撑材料，对部门的建设和发展具有重要的凭证作用和查考价值。第三条 二级学院（部）在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料，均属二级学院（部）档案。第四条 二级学院（部）应将档案工作纳入工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时， 同时布置、检查、总结、验收档案工作， 以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第五条 二级学院（部）应明确分管档案工作的负责人，建立内部档案工作网络，把档案工作纳入其岗位职责，在经费、设施、设备等方面给予支持，确保档案工作顺利开展和档案安全。保管档案的工作人员变动时，必须办理档案交接手续。第六条 学校档案馆应主动做好对二级学院（部）档案工作人员的业务培训和技术指导，定期进行检查，发现问题及时纠正。要将二级学院（部）档案工作纳入学校档案工作的年度考核，对做出成绩的予以表彰和奖励。第二章 归档范围与保管期限第七条 二级学院（部）档案的归档范围包括党群、行政、教学、科研、实验室和设备、学生工作等六大类。第八条 二级学院（部）档案的载体形式以纸质、照片、实物为主， 电子文件可刻录成光盘保存。凡直接移交学校档案馆或通过职能部门报送的，应报送原件。第九条 二级学院（部）档案的保管期限分为永久、长期和短期三类，其中专科生考试试卷保管期限为毕业后3年，本科生考试试卷保管期限为毕业后为5年。第三章 档案管理第十条 平时收集。各二级学院（部）办公室、实验室和学生工作人员，应参照二级学院（部）归档范围，建立预立卷文件夹（盒），在日常工作中将办理完毕需要归档保存的档案材料及时归卷，防止散失。第十一条 立卷整理。二级学院（部） 相关工作人员，将上一年度形成的归档材料，按问题分门别类，视材料多少组卷或组件。案卷可以用卷皮装订，也可以用文件夹（袋）装入。案卷封面填写能够反映卷内文件主要内容的标题。卷内文件按时间顺序或重要程度排序，编制目录置于首页。毕业论文（设计）、实验报告、实习报告、试题试卷按专业以班为单位整理装袋。第十二条 移交归档。二级学院（部）相关工作人员，将整理好的案卷或目录， 向二级学院（部）兼职档案员移交，交接双方核对无误后履行签字手续，移交目录随档案保存。第十三条 编目保管。二级学院（部）兼职档案员对接收的档案或目录，按党群、行政、教学、科研、设备、学工等六大类分别编号，入柜存放。编号方法视档案材料多少而定，少则每类编一个大流水号，多则每类每年编一个流水号，档案盒脊背上标注盒内档案的形成年度（或针对年度）、主题内容和案卷起始号。试卷、论文（设计） 可按自然状态单独排架编目。第十四条 提供利用。要积极发挥档案在教学、科研及管理工作中的凭证作用和查考作用，编制检索目录，为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案，要注意保密。借用档案应办理登记手续，严防丢失和损坏。第十五条 鉴定销毁。对保管期限已满的档案，要进行保存价值鉴定，凡无需再继续保存的档案，应编制销毁清册，经分管档案工作的负责人审批后销毁；对尚有保存价值的档案，应按重新划定保管期限继续保存。第四章 附  则第十六条 本办法自发文之日起执行, 由学校档案馆负责解释。

第一章 总  则第一条 为适应学校办公信息化建设需要，规范电子文件归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）、《浙江省省直单位电子公文与电子档案管理暂行办法》(浙档发〔2014〕25号）等相关规定，结合学校实际，制定本办法。第二条 本办法所称电子文件，是指学校各部门在教学、科研与管理过程中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在通信网络上传送的文件。本办法所称电子档案专指归档后的电子文件。第三条 本办法所称元数据，是指描述电子文件和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。第四条 涉密电子文件归档和电子档案管理另行规定。第五条 学校各部门电子文件归档管理工作由分管档案工作的领导负责，并指定专人（政治业务素质高、有相应计算机管理水平）兼任电子文件管理员，负责本部门电子文件的收集、积累、归档与移交工作。第六条 学校档案馆是学校管理电子文件的归口部门，负责归档电子文件的集中保管及提供归档电子文件的利用。档案馆须建立电子文件管理制度，对各部门电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作开展监督检查和业务指导，并对所移交的电子文件进行分类保管、开发和利用。第七条 各部门应对电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作建立相应的管理制度，明确相应的技术措施。电子文件移交前由形成部门负责，移交后由学校档案馆负责。第八条各部门在开发或改造本部门信息管理系统时，应事先与学校档案馆沟通协商，做好电子文件“实时捕获”接口，保证电子档案的真实性、完整性和有效性。第二章 电子文件收集与积累第九条 电子文件收集与积累要求：（一）主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，收集时需落实必要的签字手续，明确文件拟稿、核稿、签发等环节的责任者，对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿本应以不同标识加以区别。（二）文本文件收集应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文本文件应以XML、RTF、DOC、TXT为通用格式，归档后档案馆使用转换工具将其转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动，并与原件一起保管。（三）图像文件以JPEG、TIFF为通用格式，在使用扫描仪等设备获取图像文件时，应尽量采用通用格式。如果采用非通用格式，应在收集时将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。（四）对于计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。（五）对于影像文件或超媒体链接文件，应同时收集其非通用格式和相关软件，需归档的视频和多媒体影像文件以MPEC、AVI为通用格式。（六）对于音频文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式及相关软件，音频文件以WAV、MP3为通用格式。（七）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。（八）对收集积累的电子文件应定期制作备份，并及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管。（九）收集积累的每份电子文件均应在归档电子文件登记表中登记（见附表一），同时将登记表制作成电子表格与电子文件一同存放。第三章 电子文件归档第十条 学校各部门应按照本部门归档范围和档案保管期限表的要求定期将经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案馆移交，认真履行归档职责，不得以任何借口拒绝归档。电子文件的归档范围按照《杭州医学院关于立卷部门归档范围和保管期限规定》执行。第十一条 归档的电子文件应将与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子文件的完整性。电子文件形成部门和必须将具有永久和长期保存价值的电子文件，制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者建立互联。第十二条 电子文件归档可采用“实时捕获”、“远程归档”、和“物理归档”三种方式。学校公文可以通过校园OA网络平台的档案集成接口进行实时归档，其它电子文件可通过“远程归档”、“物理归档”实现电子文件归档。电子文件归档操作一般由形成部门完成，归档后则由档案馆工作人员进行归档整理，并注明归档标识。归档的文件应真实展现所载内容并可供调取查用，电子文件与其元数据应建立有效的关联，并确保电子文件及其元数据形成起完整无缺、来源可靠且未被更改，确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。第十三条 实时捕获的基本要求：（一）OA系统：各部门通过OA网发布而形成的电子文件，由本部门兼职档案员及时通过办公系统中的“档案集成”完成所产生电子文件的推送。档案馆专职档案员经过审核后，进行实时捕获，直接进入档案馆的电子文件档案库。（二）具有文件形成处理系统的单位应提供数据接口，允许档案系统定期捕获电子文件及其部分元数据。（三）新建文件系统的部门，应根据档案馆提出的前端控制原则，提供数字档案馆系统“实时捕获”电子文件及其元数据的接口。第十四条 物理归档的基本要求：采用物理归档的部门，一般应在每年5月底之前，将上年度办理完毕的属于归档范围的电子文件通过光盘、U盘或移动硬盘等介质向学校档案馆移交归档。物理归档的载体应无划痕、无病毒、真实、完整、有效。物理归档的文件载体上应标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等。归档后的电子文件仍要在本部门计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。第十五条 远程归档的基本要求：（一）远程归档通过学校档案馆的远程归档系统实现，归档权限由档案馆配置给各部门兼职档案员，兼职档案员要严格按规定履行权限。（二）各部门兼职档案员应根据电子文件元数据标准，真实详细地著录电子文件元数据，并上载电子文件。（三）各部门在远程归档之前应严格检查电子文件的完整性和有效性，确认无误后方可实施远程归档。第四章 电子档案接受第十六条 学校档案馆接受电子档案的主要流程是：数据检测、办理交接手续、补充元数据等步骤。第十七条 学校档案馆应对个部门移交的电子档案数据的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，对移交的数据载体进行外观检测，检测合格率达到100%方可接受。第十八条 电子档案数据检测合格后办理交接手续，填写《杭州医学院电子档案移交接受检验登记表》（见附表二），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；在线移交接收时，可在网上填写《杭州医学院电子档案移交接受检验登记表》，打印后交接双方签字、盖章，各自留存。第十九条 学校档案馆应将电子档案移交过程元数据补充著录到电子档案元数据中。第二十条 学校档案馆应将接受的电子档案纳入数字档案馆电子文件归档和电子档案综合管理系统统一管理，实现长久保存与有效利用。第二十一条 按照国家信息安全保护政策与标准要求，学校档案馆应建立健全电子文件与电子档案管理系统以及信息内容安全防护体系，执行严格的安全保密管理制度。第二十二条 学校档案馆应对馆藏的电子档案进行定期检查，包括人工抽验和技术检测。人工抽检主要检验存储在脱机载体中的电子档案，每3年抽检一次，抽样率不低于电子档案总量的10%。技术验测主要是自动检测系统的在线电子档案数据，每年检测一次，检测时遍历检测系统中运行的全部电子档案数据，保证电子档案数据的完整、可用、安全。在检查过程中发现问题，应及时采取补救措施。第二十三条 学校档案馆应建立电子档案备份制度。电子档案的载体备份可选用磁带、硬磁盘或光盘。电子档案也可以采用在线备份和异地备份。电子档案的保管应按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)等有关标准执行，制定并实施电子档案载体保管相关制度。第二十四条 电子档案的检测、数据转换、迁移、备份等相关信息应记录元数据保存。第二十五条 学校档案馆应设置严格的利用权限控制，完善登记和审批程事，确保电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。第二十六条 电子档案形成部门和档案馆应为利用者提供真实、可靠的电子档案，并采取有效措施确保电子档案在提供利用过程中不受损害。第二十七条 归档电子文件的保管期限参照《杭州医学院立卷部门档案归档范围和保管期限表规定》执行。超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的归档电子文件要进行逻辑和物理删除。第五章 附  则第二十八条 本办法未尽事宜，参照国家、浙江省有关电子文件的标准和规定执行。第二十九条 本办法自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释

第一条 根据《中华人民共和国档案法》关于规范档案移交与接收工作的要求，制定本制度。第二条 档案移交内容包括：纸质档案、电子档案、声像档案和实物档案等。第三条 档案形成部门对拟移交的档案材料编制目录，通过档案管理系统推送电子档案材料或通过移动磁盘移交电子档案。第四条 档案馆对各部门移交的档案文件以及有关材料的质量、数量进行严格的检查、清点、核对。第五条 档案馆检查、清点、核对无误后，双方即在档案文件移交目录的备考表上签字、盖章，并填写交接日期。备考表一式二份，分别由移交部门和档案馆留存备查。第六条 档案材料归档移交时间：学校各部门在次年5月底前移交，各二级学院等教学部门在次学年11月底前移交，科研类档案在项目完成后两个月内移交，基建类档案在项目完成后三个月内移交。第七条 未尽事宜，由学校档案馆负责解释。

第一条 根据《中华人民共和国档案法》关于档案统计管理的规定，制定本制度。第二条 档案馆指定专人负责档案统计工作，档案管理人员要建立健全统计台帐，做到帐物相符。第三条 档案管理人员要掌握档案的收进、利用、移出、销毁等数据。每年年底汇总后报档案馆馆长，编制《杭州医学院案卷数量统计表》。第四条 档案馆按照上级主管部门的要求，及时报送各种报表，并进行统计分析。第五条 要确保统计数据的严肃性，各类数据要实事求是，有原始资料为依据，不得随意估算、虚报。第六条 未尽事宜，由学校档案馆负责解释。

第一章 总  则第一条 为了适应现代档案工作管理的需要，统一我校的档案实体分类，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》及原国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的要求，结合我校的实际，制定本办法。第二条 本办法所指实体分类，是以我校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。而同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起分类、组卷、编目、上架。第三条 本校产生的全部档案，必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不得随意改变。第二章 档案分类第四条本校全部档案确定为十一个一级类目，并根据档案内容、数量及一级类目的细分，扩展至二级或三级类目。第五条 一级类目名称标识采用汉字的第一个字母，例如：行政(XingZheng）标识为“XZ”。第六条 一级类目标识符号、名称和主要内容：（一）党群DQ主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。（二）行政XZ主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。（三）教学JX主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。（四）科研KY主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。（五）基建JJ主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。（六）设备SB主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。（七）出版CB主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。（八）外事WS主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。（九）财会CK主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。（十）声像SX主要包括照片、光盘、磁盘、录音、录像等载体。（十一）实物SW主要包括题词、奖状、锦旗等实物。第七条 二级类目的设置与标识二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13……99，但10、20……带“0”的数字不予采用。我校档案二级类目的设置如下：（一）党群DQ11党务综合12纪检13组织14宣传教育15统战（民主党派材料入此）16工会（妇女工作材料入此）17团委（学生社团材料入此）（二）行政XZ11行政综合（学校评估及校区管委会等单位综合材料入此）12人事（教师发展、离退休工作等入此）13监察14审计15武装保卫16公共事务（校园管理、实验室与资产管理、后勤服务综合材料入此）17医院管理18图书（信息、教育技术）19档案21校史（三）教学JX11综合（运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）12专业与实验室建设（学科建设材料入此）13招生14学籍管理（学生奖惩材料入此）15课堂教学与教学实践16学位（毕业生优秀论文材料入此）17毕业生（毕业生信息反馈工作入此）18教材21继续教育培训（四）科研KY11综合（科研经费管理、学术活动、社会合作、科研平台材料入此）12科研项目、课题（成果奖励、成果推广应用入此）（五）基建JJ11综合12新建项目（按单项工程设置类目）13修缮项目（按单项工程设置类目）（六）设备SB11综合（采购项目入此）12按仪器设备种类或型号设置类目（七）出版CB11综合12校报13刊物（八）外事WS11综合12出国（境）13来校14国际合作与会议15外国留学生工作（九）财会CK11综合12财务会计报告13会计帐簿14会计凭证15其他会计材料（十）声像SX12照片13录音带14录像带15幻灯片16磁盘17影视胶片18缩微胶片19光盘（十一）实物SW12题词、字画13奖状、证书14奖牌、奖杯、匾额15书籍、画册16锦旗17图章18其它第八条 三级类目的扩展和标识。在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，其标识方法和符号与二级类目相同。第三章 档  号第九条 档号是在整理和管理档案的过程中，以字符的形式赋予档案的一组代码，是存取档案的标记。编制档号必须符合唯一性、合理性、稳定性、扩展性、简单性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号，方便插卷（件），使其有充分扩展的余地，不得随意变动，能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。从维护档案的整体性和方便查找出发，学校档号的编制可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。第十条 档号结构、模式和标识档号结构包括：年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二、三级类目代号组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。案卷号是二、三级类目的顺序号。档号的模式为：年度号十分类号十案卷号档号的标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。例如：2015年内容是党群组织的第8号卷（件）的档案，可标为：2015一DQl3一8。第十一条 一级类目档案的“年度号”按以下要求确定：党群类、行政类和财会类用“自然年度”；教学类中教学管理用“自然年度”，学籍用“毕业年度（届）”，其余用“教学年度”；科研类中综合类用“自然年度”，其余用“完成年度”；基建类中综合类用“自然年度”，项目用“竣工年度”；设备类中综合类用“自然年度”，仪器设备用“购置年度”；出版类中综合类用“自然年度”，出版物用“出版年度”；外事类：留学生用“毕业年度（届）”，其余用“自然年度”；声像类、实物类档案按进馆的“自然年度”确定。第十二条 档案的实体排架按照一级类目——年代纵向排列。第四章 附  则第十三条 本办法自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释。

第一条 为了规范档案的利用与查询工作，根据《中华人民共和国档案法》的规定，制定本制度。第二条 学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。涉及国家秘密的、涉及专利或者技术秘密的、涉及个人隐私的及档案形成单位规定限制利用的档案不对外公布。第三条 因工作需要查阅本部门形成的已公开档案，须办理查阅登记手续后，方可查阅。第四条 查阅其他部门形成的已公开档案，查阅人须办理查阅登记手续，并经本部门负责人、档案形成部门或课题组负责人同意后，方可查阅。第五条 查阅未公开或涉密档案，须办理查阅登记，并按以下审批手续办理：查阅本部门未公开的档案，经本部门负责人或课题组负责人审批；查阅党委或院长办公会会议记录，经学校办公室负责人审批；查阅会计档案，经计划财务处负责人审批；查阅干部人事档案，分别由组织部、人事处审批。第六条 外单位人员查阅已公开档案，凭单位介绍信，出示本人证件。因特殊需要，查阅未公开的档案，须经档案形成部门负责人同意，并报主管校领导批准。第七条 本校毕业生利用学籍成绩档案，须持毕业证书或身份证。代为办理的，应提供被查阅人书面委托书及身份证复印件。第八条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，或档案寄存者利用寄存在学校档案馆的档案，学校档案馆优先提供服务。第九条 学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。确因工作需要借出的，应办理借阅审批手续，重要的当天归还，其他档案一般不超过两周。涉密档案、会计档案不出借。第十条 借出档案者应对档案的保密、安全和完整性负责，不准将档案带至公共场所，不得传播、污损、抽拆、涂改和转借。第十一条 查阅档案应在阅档室内进行。利用档案人员必须爱护档案，档案复印由档案馆人员操作，未经同意不得拆卷，严禁损坏、涂改、圈点、私自摘录档案。档案管理人员对归还的档案要仔细检查，如有破损、丢失、涂改等情况，立即报告并追究责任。第十二条 学校档案馆开展档案的编研工作，出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请主管院领导批准。第十三条 未尽事宜，由学校档案馆负责解释。

第一条 根据《中华人民共和国档案法》关于档案安全管理的规定，制定本制度。第二条 学校提供符合档案保存要求的具有一定使用面积的标准化档案库房。第三条 档案库房是存放学校档案重地，档案馆指定专人负责库房管理工作，非本馆工作人员未经允许不准进入库房。第四条 档案库房必须符合档案安全保管的条件要求，做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、风尘、防盗等“八防”措施。第五条 档案入库必须检查案卷质量，清点数目，按类分年度有序地排列存放，方便查阅。档案出库须登记。第六条 每月检查馆藏档案的数量与完好程度，并填写《馆藏档案安全记录表》，发现异常情况，及时报告，并做好相应处置。第七条 每周检查档案密集架、柜内驱虫防霉药剂，对失效的要及时更换。第八条 每个工作日记录库房的温度、湿度，并根据气候及温度、湿度情况，及时通风与调节温度、湿度，尽可能将温度、湿度控制在规定范围之内。库房内应经常清扫，保持清洁。第九条 每天下班前应关好门窗，保管好库房及档案密集架钥匙，确保档案安全。第十条 未尽事宜，由学校档案馆负责解释。