为了规范档案材料的归档及整理工作，实现档案形成过程的质量控制，制定本规范。

一、文件收集要求

（一）文件完整

1.数量。应归档文件材料的种类、份数和每份文件的页数完整齐全，做到每组材料不缺件，每份文件不缺页。

2.质量。注意文件的系统性，做到请示与批复、正件与附件、转发文件与原件、原稿与印件、多种文字形成的同一文件、记录在不同载体上的关于同一问题材料的完整归档，以及文号、领导签署和公章、落款时间的规范性等。

（二）文件安全

1.实体。选择规范的纸张、高质量的磁盘、移动硬盘和光盘作为记录信息的载体，使用炭黑墨水笔或蓝黑墨水笔书写文件，使用激光或喷墨打印机打印重要文件。归档前的文件实体应存放于专门的文件卷夹和文件柜内，有密级的秘密文件及内部文件严禁随意存放和上网。

2.信息。对收集积累的电子文件应定期制作备份，并及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间， 放入专用装具内妥善保管。

二、文件整理要求

（一）质量

1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

2.区别不同价值、不同密级、不同载体。

3.便于保管和利用（档案厚度掌握在 5cm 左右，页数尽量控制在 200 页以内）。

（二）立卷

1.根据文件本身的特征立卷，即问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征等。

2.根据立卷特征组卷时， 既要保持文件之间的有机联系，又要体现案卷之间的区别，需综合运用 2 个或 2 个以上的立卷特征组卷（如：名称特征-会议记录，时间特征-2016 年，作者特征-杭州医学院）。

（三）立卷程序

1.每年年末，根据《杭州医学院立卷部门档案归档范围和保管期限规定》，结合部门工作职能和工作计划、当年归档案卷目录，编制档案的预立卷类目。

2.根据预立卷类目，准备文件夹若干个，在每个卷夹上标明条款号与条款名称。

3.遇到难以归入已有条款的文件，应及时补充新条款。

（四）检查调整

1.检查需归档文件是否完整、准确。没有责任者和年月日的文件要考证清楚，及时补上。

2.检查每一条款下的文件是否保持了相互之间的联系、能否反映立卷特征。

3.检查卷内是否有不需要归档或转入下年度立卷的文件。

4.检查各条款内文件的保存价值是否大体一致。

5.检查各条款内文件数量的多少，文件量偏多的应按卷

特征适当细分，文件数量过少的，应酌情并入相关条款并组卷。

（五）排列

1.一个卷内的文件为同一问题、同一作者或同一名称的，可按文件形成的先后顺序进行排列，或按文件的重要程度排列。

2.一个卷内的文件为同一作者、几个问题的，可先按卷内问题分成几组， 问题与问题之间按重要程度排列。

3.一个卷内的文件为一个问题、几个作者的，可先按照卷内作者分开，然后将每一个作者围绕这个问题的文件按形成时间的先后顺序或重要程度排列。

4.按文件重要程度排列， 具体排列顺序为：

（1）上级机关在前，本级机关居中，下级在后；

（2）综合性排列在前，专题性排列在后；

（3）方针政策性在前，业务事务性排列在后；

5.密不可分一组文件的排列顺序为：

（1）正件在前， 附件在后；

（2）印件在前， 定稿在后；

（3）定稿在前， 历次重要讨论稿在后；

（4）重要法规性文件的历次修改稿按时间顺序依次排在定稿之后；

（5）结论性材料在前，依据性材料在后；

（6）批复在前， 请示在后；

（7）转发文件在前，被转发文件在后；

（8）案件的结论、决定在前， 判决性文件在前、查证依据性材料在后；

（9）多种文字形成的同一文件，中文在前，其他文字在后。

（六）编号

1.凡有文字、图像等页面都要编号，空白的页面不编号。

2.页面的位置在每页文件正面的右上角和背面的左上角。

3.不装订使用卷盒的案卷，在每份文件的首页右上方加盖件号章，件号章中的全宗号、目录号和案卷号由档案馆填写，件号由档案馆根据编号顺序依次填写。

（七）案卷标题的拟写

以立卷类目中的条款为基础进行修改、补充和具体化，具体要求如下：

1.政治上的正确性；

2.内容上的准确性；

3.避免过于笼统或太具体，注意文字通顺，标题总字数一般不超过 50 个字；

4.结构上的完整性（作者-问题-名称）；

5.作者 5 个以内的可全标出，5 个以上的用数量；

6.问题单一直接标出，问题多的推出标明主要问题加“等”字；

7.不按名称特征组卷时，应标出几种主要的、有代表性的文件名称后加“等”字；

8.按照作者-时间-问题-名称排序。

三、系统录入

通过档案馆设置的用户名与密码登入档案管理系统，分别登录入文件级目录与案卷件目录，按档案馆的录入要求进行操作，录入完毕将卷内目录与案卷目录分别打印出来，与实体档案一同移交档案馆。

四、档案移交

（一）填写卷内备考表

本卷说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人： 由组成本卷的责任者签名。

检查人： 由对案卷质量进行审核的责任者签名。

（二）移交

立卷部门整理好案卷，学校档案馆检查合格后，填写移交目录，在规定的时间内，双方履行签字盖章手续，办理档案移交，并各执一份移交目录存查。

五、注意事项

（一）专兼职档案员必须认真贯彻执行档案管理的政策法规，严格遵守安全保密制度。

（二）在整理归档文件时，严禁吸烟， 以确保归档文件实体安全。

（三）不得私自涂改，抽取或伪造归档材料。

（四）不得擅自处理或销毁应归档材料。整理中按规定需剔除的文件材料，应经本部门主管领导审查批准后视情况予以处理。

（五）如遇归档材料遗失或部门主管领导同意暂不归档的材料，应在卷内备考表中注明理由并签字。

 

附件：杭州医学院档案材料归档及整理工作流程

附件：

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