第一章 总  则

第一条 为了适应现代档案工作管理的需要，统一我校的档案实体分类，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》及原国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的要求，结合我校的实际，制定本办法。

第二条 本办法所指实体分类，是以我校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。而同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起分类、组卷、编目、上架。

第三条 本校产生的全部档案，必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不得随意改变。

第二章 档案分类

第四条本校全部档案确定为十一个一级类目，并根据档案内容、数量及一级类目的细分，扩展至二级或三级类目。

第五条 一级类目名称标识采用汉字的第一个字母，例如：行政(XingZheng）标识为“XZ”。

第六条 一级类目标识符号、名称和主要内容：

（一）党群DQ主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

（二）行政XZ主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

（三）教学JX主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

（四）科研KY主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

（五）基建JJ主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

（六）设备SB主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

（七）出版CB主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。

（八）外事WS主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

（九）财会CK主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（十）声像SX主要包括照片、光盘、磁盘、录音、录像等载体。

（十一）实物SW主要包括题词、奖状、锦旗等实物。

第七条 二级类目的设置与标识

二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13……99，但10、20……带“0”的数字不予采用。

我校档案二级类目的设置如下：

（一）党群DQ

11党务综合

12纪检

13组织

14宣传教育

15统战（民主党派材料入此）

16工会（妇女工作材料入此）

17团委（学生社团材料入此）

（二）行政XZ

11行政综合（学校评估及校区管委会等单位综合材料入此）

12人事（教师发展、离退休工作等入此）

13监察

14审计

15武装保卫

16公共事务（校园管理、实验室与资产管理、后勤服务综合材料入此）

17医院管理

18图书（信息、教育技术）

19档案

21校史

（三）教学JX

11综合（运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）

12专业与实验室建设（学科建设材料入此）

13招生

14学籍管理（学生奖惩材料入此）

15课堂教学与教学实践

16学位（毕业生优秀论文材料入此）

17毕业生（毕业生信息反馈工作入此）

18教材

21继续教育培训

（四）科研KY

11综合（科研经费管理、学术活动、社会合作、科研平台材料入此）

12科研项目、课题（成果奖励、成果推广应用入此）

（五）基建JJ

11综合

12新建项目（按单项工程设置类目）

13修缮项目（按单项工程设置类目）

（六）设备SB

11综合（采购项目入此）

12按仪器设备种类或型号设置类目

（七）出版CB

11综合

12校报

13刊物

（八）外事WS

11综合

12出国（境）

13来校

14国际合作与会议

15外国留学生工作

（九）财会CK

11综合

12财务会计报告

13会计帐簿

14会计凭证

15其他会计材料

（十）声像SX

12照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

（十一）实物SW

12题词、字画

13奖状、证书

14奖牌、奖杯、匾额

15书籍、画册

16锦旗

17图章

18其它

第八条 三级类目的扩展和标识。在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，其标识方法和符号与二级类目相同。

第三章 档  号

第九条 档号是在整理和管理档案的过程中，以字符的形式赋予档案的一组代码，是存取档案的标记。编制档号必须符合唯一性、合理性、稳定性、扩展性、简单性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号，方便插卷（件），使其有充分扩展的余地，不得随意变动，能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。从维护档案的整体性和方便查找出发，学校档号的编制可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。

第十条 档号结构、模式和标识

档号结构包括：年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二、三级类目代号组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。案卷号是二、三级类目的顺序号。

档号的模式为：年度号十分类号十案卷号

档号的标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。例如：2015年内容是党群组织的第8号卷（件）的档案，可标为：2015一DQl3一8。

第十一条 一级类目档案的“年度号”按以下要求确定：

党群类、行政类和财会类用“自然年度”；

教学类中教学管理用“自然年度”，学籍用“毕业年度（届）”，其余用“教学年度”；

科研类中综合类用“自然年度”，其余用“完成年度”；

基建类中综合类用“自然年度”，项目用“竣工年度”；

设备类中综合类用“自然年度”，仪器设备用“购置年度”；

出版类中综合类用“自然年度”，出版物用“出版年度”；

外事类：留学生用“毕业年度（届）”，其余用“自然年度”；

声像类、实物类档案按进馆的“自然年度”确定。

第十二条 档案的实体排架按照一级类目——年代纵向排列。

第四章 附  则

第十三条 本办法自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释。