第一章 总  则

第一条 为了加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进学校治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第四十七号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》等，结合我校实际，制定本办法。

第二条 从事学校档案收集、整理、保护、利用及其督管理活动，适用本办法。

本办法所称的学校档案，是指学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。档案工作是反映和维护学校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础性工作之一。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，在人员配备、经费投入上给予保证。

第四条 学校档案馆是学校档案工作的归口管理部门，

应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

档案馆对档案实行集中统一管理， 以确保档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用，实现档案信息资源共享。

第五条 学校各部门、学院和师生都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。

第六条 对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的部门和个人，按照学校有关规定给予表彰、奖励。

第二章  机构设置与人员配备

第七条 学校档案工作由校长领导，设立档案工作委员会。学校档案工作委员会由校长任主任委员，其他委员由相关部门负责人担任。委员会的主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖励和其他重要问题；

（五）负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核，协调解决学校档案工作发展过程中遇到的重大问题。

第八条  学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专

门机构，负责档案工作委员会的日常工作，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案机构的分支机构。

第九条 学校档案馆的基本职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集） 、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）建立健全学校档案工作网络，开展专兼职档案人员的业务培训，指导各部门档案的立卷归档工作；

（八）做好档案库房安全管理和灭害处置工作，确保档案安全；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）参加档案学术研讨和交流活动。

第十条 学校档案工作实行分工负责，各部门档案工作的基本职责是：

（一）组织本部门人员学习档案法律法规，执行学校档案工作管理规定；

（二）明确分管本部门档案工作的负责人，负责将档案工作纳入本部门议事日程、管理制度和有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据， 配备档案工作所需的实施和设备，保证兼职档案员工作时间。做到“四同步”，即：在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作；

（三）明确本部门兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并做好部门自存档案的管理工作。

第十一条 学校档案馆设馆长一名或副馆长一名，配备专职档案工作人员，其岗位设置人数根据本校档案数量和工作任务确定。

第十二条 学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。

第十三条 学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制。各部门兼职档案员应相对稳定。

第十四条 校内部门撤销、合并或人员调动、退休时，

必须办理档案材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。

第十五条 学校对长期接触有毒物质的档案工作人员，

应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十六条  学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十七条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（教办字〔1987〕016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》 （国档发〔1987〕6 号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 （国档发〔 1988〕 4 号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上） 的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八） 出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》 （国家财政部国家档案局令第 79 号）执行。

（十一）声像、实物类： 主要包括照片、光盘、录音录像及实物等不同载体。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十八条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷（件），编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

第十九条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第二十条  学校档案材料归档时间为：

（一）学校各部门在次年 5 月底前归档；

（二）各二级学院等教学部门在次学年 11 月底前归档；

（三）科研类档案在项目完成后两个月内归档；

（四）基建类档案在项目完成后三个月内归档；

（五）重大活动和突发事件档案应在活动事件结束后四个月内归档。

第二十一条  学校档案馆对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十二条  学校档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》， 确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、经鉴定已失去保存价值的档案，写出销毁报告，编制销毁清册，报主管院领导批准后，予以销毁。

经批准销毁的档案，送指定地点销毁，并由两人以上负责监销，在销毁清册上注明销毁日期和签名。销毁会计档案按财政部、国家档案局印发《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第 79 号）。

未经鉴定和批准，任何部门和个人不得随意销毁学校档案，违犯者，按国家有关规定处理。

第二十三条  学校档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条  学校档案由档案馆保管。在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十五条  学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案馆保存。

第二十六条  学校个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十七条  学校应当建立、健全档案安全工作制度，加强档案安全风险管理， 提高档案安全应急处置能力。

建立档案库房防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、风尘、防盗等“八防”措施。

档案入库必须认真检查案卷质量，清点数目，按类分年度有序地排列存放，方便查阅。

学校档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管院领导报告，及时处理。

第二十八条  学校档案馆要认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

档案馆指定专人负责档案统计工作。档案管理人员要建立健全统计台帐，帐物相符，掌握档案的接受、利用、移出、销毁的数据。要确保统计数据的严肃性，各类数据应实事求是，要有原始资料为依据，不得随意估算、虚报。

第二十九条  学校应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。

档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第四章 档案的利用与公布

第三十条  学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十一条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，可以利用本部门已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

本校毕业学生利用学籍成绩档案，须持毕业证书或身份证。代为办理的，应提供查阅人书面委托书及身份证复印件。

利用档案人员必须爱护档案，档案复印由档案馆人员操作复印，未经同意不得拆卷，严禁损坏、涂改、圈点、私自摘录档案。

第三十二条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。查阅党委、校长办公会会议记录，经学校办公室负责人或学校书记、校长审查批准。查阅会计档案， 由财务处负责人审查批准。 查阅干部人事档案，按干部管理权限，分别由组织部、人事处审批。

需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校办公室批准。

第三十三条  学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。加盖档案馆公章的档案复制件， 与原件具有同等效力。

确因工作需要借出的，应办理借阅审批手续，重要的当天归还，其他档案一般不超过 10 天，延期须办理续借手续。涉密档案、会计档案不出借。借出档案者应对档案的保密、安全和完整性负责，不准将档案带至公共场所，不得传播、污损、抽拆、涂改和转借。档案管理人员对归还的档案要仔细检查，如有破损、丢失、涂改等情况，立即报告并追究责任。

第三十四条  学校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十五条  学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

学校档案馆为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供。

第三十六条  寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十七条  学校档案馆应当根据自身条件，为学校制定制度、规定和开展有关问题研究，提供支持和便利。

学校档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。

档案研究人员研究整理档案，应当遵守档案管理的规定。

第三十八条  学校鼓励档案馆积极开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、陈列、建设档案网站等方式，进行爱国、爱校教育，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。

第五章 条件保障

第三十九条  学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第四十条  学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案

保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标 103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第四十一条  学校设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 档案信息化建设

第四十二条  学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

档案馆、信息中心以及其它部门应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

第四十三条  学校各部门应当积极推进电子档案管理 信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第四十四条  电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第四十五条  学校鼓励和支持档案馆及其它部门推进

传统载体档案数字化， 已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第四十六条  电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

第四十七条  学校档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。档案馆应当建设数字档案馆。

第七章 监督检查

第四十八条  学校档案馆主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对档案馆的下列情况进行检查：

（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；

（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；

（三）档案工作人员管理情况；

（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；

（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；

（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。

第四十九条  学校档案主管部门根据违法线索进行检 查时，在符合安全保密要求的前提下，可以检查有关库房、设施、设备、查阅有关材料，询问有关人员，记录有关情况，有关部门和个人应当配合。

第五十条  学校档案馆及其它部门发现本部门存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情况的，应当及时向学校档案主管部门报告。

第五十一条  学校档案主管部门发现档案馆和其它部门存在档案安全隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。

第五十二条  学校任何部门和个人对档案违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报。

接到举报的档案主管部门或者有关机关应当及时依法处理。

第五十三条  学校档案主管部门及其工作人员应当按

照法定的职权和程序开展监督检查工作，做到科学、公正、严格、高校，不得利用职权牟取利益，不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私。

第八章  奖励与处罚

第五十四条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第五十五条  有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的， 由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违犯保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第九章 附 则

第五十六条  本办法由学校档案馆负责解释。

第五十七条  本办法自发布之日起施行，原《杭州医学院档案管理办法》（杭医 [2017]90 号）同时废止。