第一章 总  则

第一条 为了加强与规范二级学院（部）档案管理工作，形成归属本部门管理的收集齐全、管理规范、利用方便的档案资料，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及《杭州医学院档案管理办法》的有关规定，制定本办法。

第二条 二级学院（部）档案是部门管理工作的重要组成部分，它既是衡量二级学院（部）教育教学质量与管理水平的标志之一，又是各类评估不可缺少的支撑材料，对部门的建设和发展具有重要的凭证作用和查考价值。

第三条 二级学院（部）在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料，均属二级学院（部）档案。

第四条 二级学院（部）应将档案工作纳入工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时， 同时布置、检查、总结、验收档案工作， 以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第五条 二级学院（部）应明确分管档案工作的负责人，建立内部档案工作网络，把档案工作纳入其岗位职责，在经费、设施、设备等方面给予支持，确保档案工作顺利开展和档案安全。保管档案的工作人员变动时，必须办理档案交接手续。

第六条 学校档案馆应主动做好对二级学院（部）档案工作人员的业务培训和技术指导，定期进行检查，发现问题及时纠正。要将二级学院（部）档案工作纳入学校档案工作的年度考核，对做出成绩的予以表彰和奖励。

第二章 归档范围与保管期限

第七条 二级学院（部）档案的归档范围包括党群、行政、教学、科研、实验室和设备、学生工作等六大类。

第八条 二级学院（部）档案的载体形式以纸质、照片、实物为主， 电子文件可刻录成光盘保存。凡直接移交学校档案馆或通过职能部门报送的，应报送原件。

第九条 二级学院（部）档案的保管期限分为永久、长期和短期三类，其中专科生考试试卷保管期限为毕业后3年，本科生考试试卷保管期限为毕业后为5年。

第三章 档案管理

第十条 平时收集。各二级学院（部）办公室、实验室和学生工作人员，应参照二级学院（部）归档范围，建立预立卷文件夹（盒），在日常工作中将办理完毕需要归档保存的档案材料及时归卷，防止散失。

第十一条 立卷整理。二级学院（部） 相关工作人员，将上一年度形成的归档材料，按问题分门别类，视材料多少组卷或组件。案卷可以用卷皮装订，也可以用文件夹（袋）装入。案卷封面填写能够反映卷内文件主要内容的标题。卷内文件按时间顺序或重要程度排序，编制目录置于首页。毕业论文（设计）、实验报告、实习报告、试题试卷按专业以班为单位整理装袋。

第十二条 移交归档。二级学院（部）相关工作人员，将整理好的案卷或目录， 向二级学院（部）兼职档案员移交，交接双方核对无误后履行签字手续，移交目录随档案保存。

第十三条 编目保管。二级学院（部）兼职档案员对接收的档案或目录，按党群、行政、教学、科研、设备、学工等六大类分别编号，入柜存放。编号方法视档案材料多少而定，少则每类编一个大流水号，多则每类每年编一个流水号，档案盒脊背上标注盒内档案的形成年度（或针对年度）、主题内容和案卷起始号。试卷、论文（设计） 可按自然状态单独排架编目。

第十四条 提供利用。要积极发挥档案在教学、科研及管理工作中的凭证作用和查考作用，编制检索目录，为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案，要注意保密。借用档案应办理登记手续，严防丢失和损坏。

第十五条 鉴定销毁。对保管期限已满的档案，要进行保存价值鉴定，凡无需再继续保存的档案，应编制销毁清册，经分管档案工作的负责人审批后销毁；对尚有保存价值的档案，应按重新划定保管期限继续保存。

第四章 附  则

第十六条 本办法自发文之日起执行, 由学校档案馆负责解释。