第一章 总  则

第一条 为适应学校办公信息化建设需要，规范电子文件归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）、《浙江省省直单位电子公文与电子档案管理暂行办法》(浙档发〔2014〕25号）等相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称电子文件，是指学校各部门在教学、科研与管理过程中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在通信网络上传送的文件。

本办法所称电子档案专指归档后的电子文件。

第三条 本办法所称元数据，是指描述电子文件和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。

第四条 涉密电子文件归档和电子档案管理另行规定。

第五条 学校各部门电子文件归档管理工作由分管档案工作的领导负责，并指定专人（政治业务素质高、有相应计算机管理水平）兼任电子文件管理员，负责本部门电子文件的收集、积累、归档与移交工作。

第六条 学校档案馆是学校管理电子文件的归口部门，负责归档电子文件的集中保管及提供归档电子文件的利用。档案馆须建立电子文件管理制度，对各部门电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作开展监督检查和业务指导，并对所移交的电子文件进行分类保管、开发和利用。

第七条 各部门应对电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作建立相应的管理制度，明确相应的技术措施。电子文件移交前由形成部门负责，移交后由学校档案馆负责。

第八条各部门在开发或改造本部门信息管理系统时，应事先与学校档案馆沟通协商，做好电子文件“实时捕获”接口，保证电子档案的真实性、完整性和有效性。

第二章 电子文件收集与积累

第九条 电子文件收集与积累要求：

（一）主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，收集时需落实必要的签字手续，明确文件拟稿、核稿、签发等环节的责任者，对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿本应以不同标识加以区别。

（二）文本文件收集应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文本文件应以XML、RTF、DOC、TXT为通用格式，归档后档案馆使用转换工具将其转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动，并与原件一起保管。

（三）图像文件以JPEG、TIFF为通用格式，在使用扫描仪等设备获取图像文件时，应尽量采用通用格式。如果采用非通用格式，应在收集时将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

（四）对于计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

（五）对于影像文件或超媒体链接文件，应同时收集其非通用格式和相关软件，需归档的视频和多媒体影像文件以MPEC、AVI为通用格式。

（六）对于音频文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式及相关软件，音频文件以WAV、MP3为通用格式。

（七）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

（八）对收集积累的电子文件应定期制作备份，并及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管。

（九）收集积累的每份电子文件均应在归档电子文件登记表中登记（见附表一），同时将登记表制作成电子表格与电子文件一同存放。

第三章 电子文件归档

第十条 学校各部门应按照本部门归档范围和档案保管期限表的要求定期将经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案馆移交，认真履行归档职责，不得以任何借口拒绝归档。电子文件的归档范围按照《杭州医学院关于立卷部门归档范围和保管期限规定》执行。

第十一条 归档的电子文件应将与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子文件的完整性。电子文件形成部门和必须将具有永久和长期保存价值的电子文件，制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第十二条 电子文件归档可采用“实时捕获”、“远程归档”、和“物理归档”三种方式。学校公文可以通过校园OA网络平台的档案集成接口进行实时归档，其它电子文件可通过“远程归档”、“物理归档”实现电子文件归档。电子文件归档操作一般由形成部门完成，归档后则由档案馆工作人员进行归档整理，并注明归档标识。归档的文件应真实展现所载内容并可供调取查用，电子文件与其元数据应建立有效的关联，并确保电子文件及其元数据形成起完整无缺、来源可靠且未被更改，确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。

第十三条 实时捕获的基本要求：

（一）OA系统：各部门通过OA网发布而形成的电子文件，由本部门兼职档案员及时通过办公系统中的“档案集成”完成所产生电子文件的推送。档案馆专职档案员经过审核后，进行实时捕获，直接进入档案馆的电子文件档案库。

（二）具有文件形成处理系统的单位应提供数据接口，允许档案系统定期捕获电子文件及其部分元数据。

（三）新建文件系统的部门，应根据档案馆提出的前端控制原则，提供数字档案馆系统“实时捕获”电子文件及其元数据的接口。

第十四条 物理归档的基本要求：

采用物理归档的部门，一般应在每年5月底之前，将上年度办理完毕的属于归档范围的电子文件通过光盘、U盘或移动硬盘等介质向学校档案馆移交归档。物理归档的载体应无划痕、无病毒、真实、完整、有效。物理归档的文件载体上应标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等。归档后的电子文件仍要在本部门计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。

第十五条 远程归档的基本要求：

（一）远程归档通过学校档案馆的远程归档系统实现，归档权限由档案馆配置给各部门兼职档案员，兼职档案员要严格按规定履行权限。

（二）各部门兼职档案员应根据电子文件元数据标准，真实详细地著录电子文件元数据，并上载电子文件。

（三）各部门在远程归档之前应严格检查电子文件的完整性和有效性，确认无误后方可实施远程归档。

第四章 电子档案接受

第十六条 学校档案馆接受电子档案的主要流程是：数据检测、办理交接手续、补充元数据等步骤。

第十七条 学校档案馆应对个部门移交的电子档案数据的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，对移交的数据载体进行外观检测，检测合格率达到100%方可接受。

第十八条 电子档案数据检测合格后办理交接手续，填写《杭州医学院电子档案移交接受检验登记表》（见附表二），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；在线移交接收时，可在网上填写《杭州医学院电子档案移交接受检验登记表》，打印后交接双方签字、盖章，各自留存。

第十九条 学校档案馆应将电子档案移交过程元数据补充著录到电子档案元数据中。

第二十条 学校档案馆应将接受的电子档案纳入数字档案馆电子文件归档和电子档案综合管理系统统一管理，实现长久保存与有效利用。

第二十一条 按照国家信息安全保护政策与标准要求，学校档案馆应建立健全电子文件与电子档案管理系统以及信息内容安全防护体系，执行严格的安全保密管理制度。

第二十二条 学校档案馆应对馆藏的电子档案进行定期检查，包括人工抽验和技术检测。人工抽检主要检验存储在脱机载体中的电子档案，每3年抽检一次，抽样率不低于电子档案总量的10%。技术验测主要是自动检测系统的在线电子档案数据，每年检测一次，检测时遍历检测系统中运行的全部电子档案数据，保证电子档案数据的完整、可用、安全。在检查过程中发现问题，应及时采取补救措施。

第二十三条 学校档案馆应建立电子档案备份制度。电子档案的载体备份可选用磁带、硬磁盘或光盘。电子档案也可以采用在线备份和异地备份。电子档案的保管应按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)等有关标准执行，制定并实施电子档案载体保管相关制度。

第二十四条 电子档案的检测、数据转换、迁移、备份等相关信息应记录元数据保存。

第二十五条 学校档案馆应设置严格的利用权限控制，完善登记和审批程事，确保电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。

第二十六条 电子档案形成部门和档案馆应为利用者提供真实、可靠的电子档案，并采取有效措施确保电子档案在提供利用过程中不受损害。

第二十七条 归档电子文件的保管期限参照《杭州医学院立卷部门档案归档范围和保管期限表规定》执行。超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的归档电子文件要进行逻辑和物理删除。

第五章 附  则

第二十八条 本办法未尽事宜，参照国家、浙江省有关电子文件的标准和规定执行。

第二十九条 本办法自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释