第一条 为了规范档案的利用与查询工作，根据《中华人民共和国档案法》的规定，制定本制度。

第二条 学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。涉及国家秘密的、涉及专利或者技术秘密的、涉及个人隐私的及档案形成单位规定限制利用的档案不对外公布。

第三条 因工作需要查阅本部门形成的已公开档案，须办理查阅登记手续后，方可查阅。

第四条 查阅其他部门形成的已公开档案，查阅人须办理查阅登记手续，并经本部门负责人、档案形成部门或课题组负责人同意后，方可查阅。

第五条 查阅未公开或涉密档案，须办理查阅登记，并按以下审批手续办理：查阅本部门未公开的档案，经本部门负责人或课题组负责人审批；查阅党委或院长办公会会议记录，经学校办公室负责人审批；查阅会计档案，经计划财务处负责人审批；查阅干部人事档案，分别由组织部、人事处审批。

第六条 外单位人员查阅已公开档案，凭单位介绍信，出示本人证件。因特殊需要，查阅未公开的档案，须经档案形成部门负责人同意，并报主管校领导批准。

第七条 本校毕业生利用学籍成绩档案，须持毕业证书或身份证。代为办理的，应提供被查阅人书面委托书及身份证复印件。

第八条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，或档案寄存者利用寄存在学校档案馆的档案，学校档案馆优先提供服务。

第九条 学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。确因工作需要借出的，应办理借阅审批手续，重要的当天归还，其他档案一般不超过两周。涉密档案、会计档案不出借。

第十条 借出档案者应对档案的保密、安全和完整性负责，不准将档案带至公共场所，不得传播、污损、抽拆、涂改和转借。

第十一条 查阅档案应在阅档室内进行。利用档案人员必须爱护档案，档案复印由档案馆人员操作，未经同意不得拆卷，严禁损坏、涂改、圈点、私自摘录档案。档案管理人员对归还的档案要仔细检查，如有破损、丢失、涂改等情况，立即报告并追究责任。

第十二条 学校档案馆开展档案的编研工作，出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请主管院领导批准。

第十三条 未尽事宜，由学校档案馆负责解释。