第一章 总  则

第一条 声像档案是学校档案的重要组成部分，它能真实、形象、生动地记录学校的历史及发展面貌。为了加强声像档案的管理，更好地发挥声像档案的作用，根据国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》等有关规定，制定本细则。

第二条 声像档案是指学校在从事教学、科研、党政管理活动中直接形成的、具有保存利用价值的各种声像载体，包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影像胶片、缩微胶片、光盘等专门载体及配套的文字说明材料。

第三条 声像档案记录信息的形式、制作方法、保管条件、利用方式与纸质载体不同，必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

第四条 声像档案由形成部门负责本部门声像档案的收集、整理、归档工作，实行声像制作与其它文件材料的收集、整理、归档工作同步进行，确保声像档案的完整、准确、系统和安全。

第五条 声像档案由学校档案馆实行集中统一管理，并负责对全校声像档案工作的业务指导、监督和检查。立卷部门应按规定向档案馆移交，任何部门或个人不得拒绝归档，更不得据为己有。

第二章 声像档案的归档范围及归档部门

第六条 党政活动类（各主管部门）

（一）党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等党政工团学方面重大会议的开闭幕场景、领导讲话、代表发言、会议情况等声像材料；

（二）校庆、教师节、重大纪念日、庆祝日、先进事迹报告会等重大活动的声像材料；

（三）国家、省市级领导来校视察、检查、座谈、现场办公等活动的声像材料；

（四）学校领导参加教学、科研和接待等活动的声像材料；

（五）国内有影响的专家、学者来校访问活动的声像材料；

（六）省市代表团、兄弟院校代表团来校活动的声像材料；

（七）校内民主党派重大活动的声像材料；

（八）著名校友、各地校友会活动的声像材料；

（九）校内突发事件、自然灾害及抢险救灾现场的声像材料等。

第七条 教学活动类（各主管部门）

（一）迎新、开学及毕业典礼，包括领导、来宾讲话、师生代表发言等活动声像材料；

（二）教学评估检查、教学大会、教学成果鉴定、颁奖、领导听课、招生就业等活动的声像材料；

（三）知名专家或名师授课、论文答辩会、多媒体教学声像材料；

（四）学生参加军训、实习、考察、社团活动、社会实践及各种竞赛活动等声像材料；

（五）学生重要会议（包括奖学金设立、表彰颁奖大会）声像材料；

（六）历届毕业生合影、重要培训班集体合影；

（七）毕业生电子注册照片；

（八）其它教学活动中形成的有特殊意义的声像材料。

第八条 科研活动类（科研处）

（一）本校主办、承办的省级以上学术活动、科技大会等，包括：大会开幕、闭幕式、大会发言、著名学者报告等声像材料；

（二）重大科研课题评审、鉴定会场面的声像材料；

（三）知名专家学者来校作学术报告、参观考察的声像材料；

（四）参加省级以上科技成果展览的声像材料；

（五）重点实验室、基地建设和科研活动的声像材料；

（六）学生开展科研和学术活动形成的声像材料；

（七）科研产品样品照，价值10万元以上仪器设备的样照、运行照。

第九条 外事活动类（国际合作交流处）

（一）国际友人、专家学者及代表团来校参观访问的声像材料；

（二）与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同等过程的声像材料；

（三）外籍教师、工作人员、留学生在校教学、生活的声像材料；

（四）在我校召开的国际性学术会议的声像材料；

（五）本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等的声像材料；

（六）授予外国、港澳学者名誉职务的声像材料。

第十条 校园建设类（公共事务管理处）

（一）学校各个时期的校园环境，包括：校门、校牌、楼宇、石碑、塑像等建筑物和校园风貌的照片；

（二）重大基建项目的开工、奠基、建设重要阶段、落成典礼和建造前旧址等声像材料；

（三）学校建设规划模型、校园平面图等照片。

第十一条 文体活动类（体育部、学生处、团委等）

（一）运动会开幕式、闭幕式、领导讲话、运动员比赛、颁奖等场面声像材料；

（二）校运动队参加各级运动会、体育竞赛的合影，获奖及竞赛场面的声像材料；

（三）学校举办的书画、摄影、图片等展览活动的声像材料；

（四）各种文艺团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。

第十二条 获奖类（各主管部门）

（一）教学活动和教学研究中获奖奖状、证书等的照片；

（二）科研成果获奖奖状、证书等的照片；

（三）各类活动中评为先进集体、文明单位等奖牌、奖状的照片；

（四）获省部级以上劳动模范、先进个人的奖章、奖状、证书等的照片；

（五）学生获省级以上奖励的评比或竞赛场景、颁奖现场、获奖证书等的照片。

第十三条 人物类（办公室、人事处）

（一）历任校领导任职期间的工作照及标准像；

（二）省级以上劳模、院士、知名教授在校任职期间的工作照及标准像；

（三）国内外知名校友返校活动、专题介绍的声像材料。

第三章 声像档案的归档要求

第十四条 声像档案材料形成部门是声像材料立卷单位，在活动结束后，要按照声像材料归档范围收集声像材料，按照规定要求进行系统整理后向学校档案馆移交。

第十五条 各部门委托宣传部摄录的全校性或其它重大活动的声像材料，应由活动主办方负责收集归档，并提供活动的背景材料。

第十六条 归档的声像材料要求是原版、原件，图像清晰、声音清楚，并配有必要的文字说明。

第十七条 照片档案应简要说明事由、时间、地点、人物及其职务、摄影者，照片的编号应与文字说明编号相一致。如为数码照片，数码照片的文件名应包括照片时间、地点、事由、人物及其职务。毕业生合影照片，其背面注明学生姓名和所在位置。毕业生电子注册照片应包含学院名称、专业班级、姓名、学号等信息。

第十八条 录像档案要标注事件名称、录制部门、地点、放映时长、摄制日期、格式等。如为数码影像，其文件名称应包含时间、地点、事由、人物及其职务。

第十九条 录音档案要标注讲话人姓名、职务、事由、录制时间、地点、讲话时长、格式等。如为数码录音，其文件名称应包含时间、地点、事由、人物及其职务。

第二十条 各部门所形成的应归档的活动照片，应冲晒成光面6寸（特殊照片除外）照片，并根据活动的类型整理照片，连同文字说明，可以随时向档案馆移交。如为数码照片，应制成光盘一并归档，也可通过档案管理系统上传给档案馆。

第二十一条 各部门形成的应归档的影像资料，收集整理后连同文字说明最迟于次年5月底前向档案馆移交归档。

第二十二条 声像档案归档时，由移交部门填写移交目录清单，一式两份，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

第四章 声像档案的保管与利用

第二十三条 为方便管理和查阅声像档案，档案馆应根据档案实体分类办法编制声像档案档号、分类目录，制作封面标签。

第二十四条 存放声像档案的库房和装具应做到防火、防盗、防光、防尘、防虫、防潮、防有害气体。录音带、录像带、光盘等应存放在防磁柜中保存。

第二十五条 定期核查库存声像档案，发现问题及时处理。录像带、录音带如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。照片、底片如发现发黄、发霉、变质、变形等现象，要及时进行清洗和技术处理。

第二十六条 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像档案，在保管一定时间后，

应转录复制，或按照有关技术标准进行数据转换。

第二十七条 声像档案未经审批和鉴定，不得私自抽出、消磁和涂改。销毁声像档案，必须由档案馆和形成部门提出意见，经鉴定后报主管校领导审批，并在案卷目录中注销。

第二十八条 档案馆应按照学校档案利用制度，编制有关检索工具，方便利用者查阅。积极开展声像档案数字化工作，通过档案管理系统和校园网络，努力实现声像档案信息共享，提高利用效率。

第五章 附则

第二十九条 本细则自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释。