第一章 总  则

第一条 为了加强学校实物档案的管理，有效地保护和利用档案资源，根据国家教育部《高等学校档案管理办法》等有关规定，制定本细则。

第二条 实物档案是指学校在教学、科研、管理以及公务交往等活动中形成的、具有保存价值的实际物品。一般包括题词、书画、证书、奖状、锦旗、印信、牌匾及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。

第三条 学校对实物档案实行统一登记、集中管理的原则。能够反映学校发展和特色的实物档案由学校档案馆集中收藏和管理，其他具有保存价值的实物，由相关部门存放保管。

第四条 实物档案属于学校财产，任何部门和个人不得把实物档案占为己有。学校鼓励师生员工将属于个人所有但能够反映学校历史面貌的证书、证件、徽章等实物向学校档案馆捐赠，所有权属于个人。

第二章 实物档案的归档范围及归档部门

第五条 省部级以上领导和著名人士给学校的题词、签名、书画、贺信和赠品。（办公室）

第六条 国际友人和国内外友好单位赠送给学校的、有保存价值的礼品和纪念品。（国际合作交流处、相关部门）

第七条 校友会和知名校友赠给母校的有保存价值、便于保管的特定物品，以及校庆接收的各种纪念物品。（办公室、校友办）

第八条 学校、各部门及其领导在公务活动中收到的、有保存价值的纪念品和礼品。（办公室、各部门）

第九条 学校领导在工作中使用过的有保存价值的用品及签名章。（办公室）

第十条 学校及各部门因更名、撤销等原因使用过的印章、印模。（办公室）

第十一条 从事教学、科研、管理和对外服务各项重大活动（包括文艺、体育比赛） 中获得省部级以上奖励的奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、证书等。（各部门）

第十二条 反映学校不同时期的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章、信笺、信封、贺卡等样品。（办公室、人事处、学生处、教务处等）

第十三条 建校以来使用过的校牌、楼匾，反映学校特色且具有收藏价值的教学、科研、管理用的仪器设备，获省部级以上科研成果实物标本、样品、专著等。（公共事务管理处、教务处、科研处等）

第十四条 能够反映学校历史重大活动，具有保存价值的其它实物。（各部门）

第三章 实物档案的归档要求

第十五条 列入归档范围内的实物档案，由各部门兼职档案员负责收集登记，填写实物档案移交目录清单一式两份，于次年5月底前向学校档案馆移交。具有重要保存价值的物品，应随时向档案馆移交。

第十六条 校庆或其它重大活动中收到的礼品，主办部门在活动结束后要编制礼品清单，送校领导审阅，经鉴定需永久

保存的礼品应向档案馆移交，其余礼品由有关部门保存或处理。

第十七条 各类实物档案归档时应附文字说明，其中：获奖类文字说明包括获奖名称、获奖单位、获奖日期、及颁奖单位；字画和礼品类应说明物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

第十八条 学校档案馆随时接收师生员工捐赠属于个人的实物档案或影印件，对于捐赠者将发给捐赠证书。

第四章 实物档案的保管与利用

第十九条 实物档案由学校档案馆集中保管，配备专门的柜架、装具妥善存放，采取防盗、防火、防潮等有效措施，确保实物档案安全。

第二十条 实物档案应制作标签并粘贴于实物背面或反面，内容包括档号、实物名称、形成时间、移交部门、归档日期、内容说明。

第二十一条 有关部门如需使用学校档案馆保管的实物档案，必须办理借用手续，经档案形成部门和档案馆审批，借用时间不超过一周。

第二十二条 获奖部门需要悬挂、摆放获奖类的实物档案，应先在档案馆办理借用或复制登记手续，并按时归还。

第五章 附  则

第二十三条 本细则自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释。