第一章 总  则

第一条 为进一步推进我校档案信息化建设，确保数字档案信息安全有效、规范有序，根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称数字档案是指学校各部门收集保存的，可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或者纸质档案的数字化副本等载体的档案。

第三条 档案形成部门应当按照规定向学校档案馆移交电子档案和符合规范标准要求的纸质档案数字化副本，由学校档案馆统一管理。

第四条 学校档案馆应当在其职责范围内依法收集数字档案，为数字档案的安全管理和信息保密提供保障和维护，并按照有关规定合理使用可共享的数字档案。

第二章 档案数字化安全管理

第五条 档案原件在移交数字化加工单位前，由学校档案馆工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

第六条 档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

第七条 在档案数字化生产加工过程中，必须有学校档案馆工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

第八条 学校档案馆工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

第九条 学校档案馆对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

第十条 学校档案馆必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

第十一条 生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给学校档案馆，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

第十二条 档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。

第十三条 档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

第十四条 使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

第十五条 使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。

第十六条 生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。

第十七条 生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。

第三章 数字档案安全保管制度

第十八条 数字档案集中统一保存，按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃-20℃;相对湿度控制在35%-45%。确保数字档案完整、真实、准确、可读。

第十九条 数字档案的形成部门及档案馆每年均应对归档档案数据的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

第二十条 对保管的数字档案进行迁移操作前，要保证数字档案在完整、准确和有保障的前提下进行迁移。迁移后，原旧版的载体仍需保存3年。

第二十一条 定期对保存的数字档案进行抽样机读检验，光盘每满4年抽检一次，抽检率不低于40%，如发现问题应及时采取补救措施。

第二十二条 超过保管期限的数字档案的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的数字档案进行逻辑和物理删除，并列出销毁数字档案目录存档备查。

第四章 档案数据安全保密制度

第二十三条 档案信息安全要求

（一）设置计算机操作系统用户口令，安装反病毒软件；

（二）严格遵守保密规定，对重要的数据库系统进行加密，设置不同用户对数据的访问权限；

（三）对已存储的数据进行修改时，要建立修改台账；

（四）保密的档案数据信息不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网相联接，必须实行物理隔离；

（五）严禁在计算机上运行与工作业务无关的软件（如各种来历不明的软件及游戏软件等）；

（六）有保存档案数据的计算机送修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并作计算机修理登记。

第二十四条 档案数据保密要求

数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

第五章 涉密档案数据管理制度

第二十五条 涉密档案数据管理的基本原则

涉密档案数据坚持专人负责、专门存放、全程管理、确保安全的原则。

（一）根据实际工作需要，配备一名专职档案员，具体负责涉密档案数据的日常管理。

（二）在数字档案管理系统中建立专门的模块，与非涉密档案数据分开管理。

（三）建立涉密档案查阅、使用登记制度，随时掌握涉密档案使用动向。

第二十六条 各门类涉密数字档案经质量检查合格后，输入档案管理系统，由学校档案馆统一管理。

第二十七条 修改、删除涉密数字档案必须由档案管理人员执行操作。

第二十八条 涉密数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，二套光盘），备份介质分开保管：一套提供利用、一套封存保管、一套送交省档案馆备份保存。

第二十九条 学校档案馆应配备专用的电子文件柜，规范存放涉密的数字档案。

第六章 档案数据上网发布审查制度

第三十条 严禁涉密档案数据上互联网。坚持“谁上网谁负责”的原则，凡上网档案数据必须坚持保密审查审批制度。档案数据上网必须经过严格审查和批准，确保国家秘密不上网。

第三十一条 不允许将内部涉密网直接或间接与互联网相连。

第三十二条 在网页上发布档案数据要严格按照审查审批程序执行。学校范围内的业务知识、工作动态、情况通报等不涉及国家秘密的档案数据在经学校上网信息保密审批的负责人审批后，可以发布。

第三十三条 对有违反保密规定的行为，要及时采取相应的补救措施，并对相关责任人严肃查处。

第七章 附  则

第三十四条 本办法由学校档案馆负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起施行。