第一条 为了加强学校重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案的完整与安全，发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局令第16号《重大活动和突发事件档案管理办法》和《浙江省重大活动档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在重大活动和突发事件过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。

第三条 本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的社会活动：

（一）党和国家领导来我校视察；

（二）党中央和国务院有关部门负责人及省、市主要领导来校视察、指导工作；

（三）学校党政主要领导出席的国内外重要公务活动；

（四）国内外著名教授、专家、社会知名人士、代表团等来校参观、访问、讲学；

（五）学校重要国际交流活动；

（六）在我校举办或由我校承办的在全国具有较大影响的各种活动（会议）；

（七）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性活动（如校庆等）；

（八）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式；

（九）各学院（系）主办的重大学术活动和周年庆典活动；

（十）其他在省级以上行政区域具有重大影响的活动（事件）。

第四条 本办法所称突发事件，是指突然发生，造成或可能造成严重校园或社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和校园安全事件。

第五条 重大活动和突发事件档案收集归档范围包括：

（一）文书档案。领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）声像档案。照片、录音、录像；

（三）电子档案。业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）实物档案。印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

第六条 重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为学校及社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第七条 学校档案馆按职责分工，监督、指导全校重大活动和突发事件档案管理工作，对归档材料进行集中管理。

档案馆应当加强与组织、承办重大活动和突发事件的部门（以下简称组织承办部门）的联系，及时掌握重大活动和突发事件的有关情况，督促、指导、协调组织承办部门收集、整理重大活动和突发事件档案。

第八条 组织承办部门在制订重大活动和突发事件实施计划时，应当同时制订重大活动和突发事件档案收集方案，明确责任人员，落实相应的保障措施。采用业务系统办理业务的，业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件档案工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案。

第九条 组织承办部门协同相关部门做好重大活动和突发事件档案的收集、整理、移交工作，并在重大活动和突发事件结束之日起四个月内向档案馆移交。因特殊情况需要延期移交的，须经档案馆同意。

组织承办部门可以保留重大活动和突发事件档案的副本或者复制件。

第十条 重大活动和突发事件中形成的全部档案独立组卷，档案的编目、鉴定等工作由档案馆按照档案整理规则进行。

第十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存重大活动和突发事件档案的部门、个人，可以无偿利用其移交、捐赠、寄存的档案资料。

第十二条 档案馆应当建立重大活动和突发事件档案资料目录，编纂有关史料，加强档案信息化工作，提高重大活动和突发事件档案的利用水平。

第十三条 档案馆向重大活动和突发事件档案利用者提供档案资料时，应当逐步用缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件；对具有重大保存价值的珍贵档案资料，不得提供档案原件。

重大活动和突发事件档案缩微品或者其他形式的复制件由档案馆负责人签字或者加盖档案馆印章的，与原件具有同等效力。

第十四条 重大活动和突发事件档案应当向全校和社会开放，但是必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯集体和他人的合法权益。

依法应当保密的重大活动和突发事件档案，按照有关法律、法规的规定执行。

第十五条学校档案馆应当通过出版物、媒体以及陈列、展览等形式，向全校及社会公布已开放的重大活动和突发事件档案。

第十六条 对重大活动和突发事件档案管理工作做出突出贡献的部门和个人，学校应当给予表彰和奖励。

第十七条 有关部门和个人违反本办法规定，有下列行为之一的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档、移交档案的；

（二）涂改、伪造、损毁、丢失属于学校所有的重大活动和突发事件档案的；

（三）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的重大活动和突发事件档案的；

（四）其他违反档案法律法规的行为。

第十八条 本办法由学校档案馆负责解释。

第十九条 本办法自发布之日起施行。原《杭州医学院重大活动档案管理办法》（杭医[2017]97号）同时废止。