一、文件的收集

  部门档案员在当年初或上一年末，根据《杭州医学院关 于立卷部门归档范围及保管期限规定》，依据本部门历年文件形成的规律和当年工作的计划、任务制定预立卷类目，并准备多个卷夹。日常工作中，将处理完毕的文件材料及时进行收集，并按所属类目“对号入座”，归入卷夹，便于归档。 

  二、文件的鉴定

  凡是记述和反映本部门职能活动和历史面貌的文件材料，包括本部门形成的正式文件、会议文件、内部使用文件，本部门收到上级、下级与自身工作有密切联系的各种文件材料都应列入归档范围。凡是与本部门职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。 

  三、文件的组卷

  卷内文件按问题、时间或重要程度排序，密不可分的文件材料应放在一起归档。 

  四、文件的编码

  每份文件无论单面、双面，只要有文字，均应编写页码。页码由打码机敲出，起始号码为“001”，三位数编码，不能多也不能少，页码编制位置在有内容正面的右上角，反面的左上角，编码清晰。

  五、文件的著录

  在档案管理系统中录入案卷及文件的著录项，方法及要求详见《杭州医学院档案管理系统具体操作方法》。 

  六、打印移交目录

  打印案卷移交目录方法详见《杭州医学院档案管理系统具体操作方法》。 

  七、编制《备考表》

  每份案卷都需要编制《备考表》，并填写“本卷共计****件”字样，如有其它需说明的情况也需填写，整理人及部门分管档案领导签字后放在本卷的最后一页。 

  八、移交归档

  部门档案员打印移交目录，将移交目录一式两份，连同归档案卷一起按归档时间向档案馆移交。归档案卷需经档案馆工作人员检查合格，双方履行签字手续，验收归档，移交目录各执一份备查。