一、登录“杭州医学院档案管理系统 ”
1、 打开浏览器，地址栏输入http ://10.112.101. 3/ 进入“档案管理系统 ”登录页面；
2、输入用户名与密码，点击回车或登录按钮，即可实现登录。
注意：
输入用户名和密码请注意区分大小写
二、案卷级条目的著录
1、登录系统后，单击左侧菜单栏中的“档案收集 ”，选择“管理部门临时库 ”或“二级学院临时库 ”，进入各部门相应的档案表。
2 、进入后，点击页面左上方功能菜单“新增 ”——“添加案卷 ”按钮。
3、出现案卷级条目著录界面，案卷必输项目图例及要求如下：
（1）一级目录：归档材料所属年度；
（2）二级目录：根据档案馆提供的类目表（DQ、XZ，JX，KY……）填写（大写字母） ，详见《杭州医学院关于立卷部门档案归档范围与保管期限的规定》（杭医〔2022〕6 号），三级类目为空；
（3）全宗号：HY（大写字母）；
（4）实体分类号：一级目录和二级目录的组合，要求用大写字母填写，短横杠连接。
样例：2023-XZ11，2023-DQ12，2016-JX11……；
（5）案卷号：案卷号为整数（1、2、3……），表示该案卷在本类目中的顺序号；
（6）保管期：可选择 “永久 ”，“30 年 ”或“ 10 年 ”，详见《杭州医学院关于立卷部门档案归档范围与保管期限的规定》（杭医〔2022〕6 号）；
（7）密级：除了文件上本身标有密级，或者涉及到人员处分、举报材料、党委会、校长办公会会议记录、学生学籍、学位论文等材料属于内部外，其他一般均为公开；
（8）正题名：即案卷题名，应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。如（虚拟）案卷题名：杭州医学院 2023 年人事处（教师工作部）归档文件——（综合类）等；
部分案卷题名可以是项目的责任者、项目名称、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。字数一般不超过 50 字。如（实体卷）题名：本校章**《本科生教育课程体系改革与实践研究》的项目。
（9）归档单位：立卷部门名称。（如：杭州医学院人事处（教师工作部）、教师教学发展中心）；
（10）归档时间： 案卷著录的时间 ，8 位阿拉伯数字（ 如： 20160530）；
（11）页数：本卷文件的总页数，以敲页码章的页码为准，封面及有内容的都计算页数，无内容的不计算页数；组虚拟卷的不需要填写页数；
（12）案卷起止时间：案卷形成至截止时间，8 位阿拉伯数字表示，短横杠连接（如:20160101-20161230）；
（13）载体、文本、文种：根据归档材料实际情况进行选择；
（14）输入员、移交人员：部门兼职档案员；
（15）移交部门：立卷部门；
（16）接收人：档案馆专职人员。
著录结束点击“添加 ”，继续下一卷的著录，或著录本卷内的文件。
三、卷内文件著录
一本案卷里面包括至少一份以上的文件，因此需要对案卷内每份文件的内容进行著录。
1、点击页面左上方功能菜单“新增 ”——“添加文件 ”按钮。
2、出现文件著录的界面，文件必输项目图例及要求如下：
（1）一级目录：与案卷输入一致；
（2）二级目录：与案卷输入一致；
（3）全宗号：与案卷输入一致；
（4）实体分类号：与案卷输入一致；
（5）案卷号：与所属案卷的案卷号一致；
（6）件号：为整数。该案卷的第一份文件件号是 1，第二份文件是 2……以此类推；
（7）保管期：可选择“永久 ”、“30 年 ”或“ 10 年 ”。一般而言，文件的保管期限与其所属案卷的保管期相同；
（8）密级：一般而言，文件的密级程度与其所属案卷的密级程度相同；
（9）正题名：文件题名，或对本份文件的概述。文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定并在前后加［］。会议记录、纪要等需概括出主要内容；
（10）责任者：即文件材料的制定者或撰写者，一般我们可以看落款或印章，如果没有的话，要考证清楚，再输入，同时文件中也要补上；
（11）归档时间：文件的著录日期，8位阿拉伯数字（如：20230530）；
（12）页数：本份文件的页数，以敲页码章的页码为准，封面及有内容的都计算页数，无内容的不计算页数；
（13）文件形成时间：文件的形成时间，以最后落款的时间为准。如果没有的话，要考证清楚，再输入，同时文件中也要补上 ，由 8位阿拉伯数字表示（如:20140101）；
（14）文号：如果文件有发文号或图纸有图号、专利证书号、房产证等存在号码的，需要填写，如杭医（2017）93 号，没有则保持为空；
（15）内容描述：文件关于机构成立、干部任免、职称评定、奖惩等方面在文件标题中不能揭示的内容，填写到内容描述，没有为空；
（16）附注：对文件进行额外附加的说明，是文件本身没有的信息，或者填写题名相关内容没法说明的。
（17）载体、文本、文种：根据归档材料实际情况进行选择。
（18）输入员、移交人员：部门档案员姓名；
（19）移交部门：立卷部门名称；
（20）接收人：填写档案馆负责此类档案的接收人姓名。
著录结束点击“添加 ”，完成此条的著录，继续下一文件的著录。
3、修改案卷或文件著录内容，点击编辑图标“”。
4、在弹出的案卷编辑页面进行修改，修改完毕后，一定要点击“保存 ”才算修改完成。
四、删除
1、如果用户需要删除某一案卷或文件，只需将鼠标点放在该案卷或文件操作栏的删除图标上“ ”，点击鼠标删除。
2、点击出现的对话框中的“确定 ”按钮，将文件放到回收站，并点击“是否让系统自动排序？ ”对话框中的“确定 ”，则系统会将剩下的文件重新排序。
3、删除的案卷及文件在左侧功能菜单分类目录下的的回收站中，点击回收站，删除的信息在右侧显示，并可以点击“还原 ”按钮，将案卷或文件恢复到原来位置。
五、附件上传
1、进入具体目录界面后，选择需要上传附件的对应文件，如下
2、在附件管理界面单击“上传 ”，选择对应的电子文件上传。
3、上传完成后会生成新的附件记录，对应文件右侧的附件图标会显示“ ”。可点击右侧的浏览“ ”可查看文件。
注意：档案系统浏览上传方式只能选择单个电子文件进行挂接，且电子文件的大小不高于2000M。
六、提交审核
1、审核提交：全部案卷、文件录入完成后，我们可以选择相应的条目进行提交审核。提交后状态会变为“待审 ”状态。
2、专职管理员审核：专职档案管理员对提交的案卷及文件进行审核（兼职档案员不需操作）。审核后，如果没有问题，则审核通过：显示已通过状态；审核未通过：显示未通过状态。兼职档案员可点击日志查看具体原因。修改后重新提交。
七、打印移交目录
将录入的信息检查无误后，可打印移交目录。
1、进入具体目录界面后，在数据展示区域上方单击“打印 ”，如图所示。
2、弹出打印界面后，选择所需模板如：移交目录（A4 纵向），点击“打印并预览 ”或“xls 打印 ”，系统将自动生成打印页面。
3、如果打印目录选择里没有需要的模板，可点击“我的模板 ”，将需要的打印目录模板进行添加，系统会把选择的模板自动添加到模板库里面。
