各单位、部门：

为切实做好我校2025年度文件材料的归档工作，根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《杭州医学院档案管理办法》（杭医〔2022〕6 号）等有关规定，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.各部门在2025年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括党群、行政、教学、科研、设备、财会、基建、外事、出版、声像、实物等门类档案。

2.其他往年产生的“应归未归”的重要文件材料。

二、归档要求

1.高度重视归档工作。各单位（部门）档案工作分管领导应及时部署工作，兼职档案员切实履行职责，确保归档材料及时、准确、完整地移交档案馆，任何单位和个人不得将归档材料据为己有。

2.严把归档材料质量关。归档文件材料必须为原件，复印件原则上不得归档（归档则须加盖单位公章），要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改。归档的声像材料，应图像清晰、音质良好，并附有文字说明（时间、地点、人物、事由、背景、摄影者）。

3.纸电并行、双套归档。目前实行纸质文件、电子文件双套制归档。具备纸质文件与电子文件的，两者同步归档，并确保内容完全一致。无对应电子文件的，仅归档纸质文稿。

三、归档程序

1.各单位（部门）兼职档案员参照《杭州医学院立卷部门归档材料范围与保管期限表》（附件1），收集本单位形成的档案材料，进行分类预立卷。

2.登录“杭州医学院档案管理系统”（系统网址：http://10.112.101.3/），录入案卷目录和卷内文件目录数据。系统操作指导详见《杭州医学院档案管理系统具体操作方法》（附件2）。

3.系统中目录数据，经档案馆工作人员审核通过后，兼职档案员在系统中打印《移交目录》（一式两份）。每个案卷都需要编制《备考表》，并填写“本卷共计****件”字样，如有其他需说明的情况也需填写，整理人及部门分管档案领导需要签字确认。

4.各单位（部门）可提前与档案馆预约，在档案馆现场办理档案验收移交手续。凡不符合归档要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。

四、归档时间

2026年6月30日前，完成文件材料的归档移交工作。

五、其他事项

为做好文件材料归档工作，档案馆将提供业务指导服务，联系人：洪雅青，电话：87692781。

附件：

1.《杭州医学院立卷部门归档材料范围与保管期限表》

2.《杭州医学院档案管理系统具体操作方法》

 

 

图书馆（档案馆）、医学情报中心

                              2026年5月26日