百年征程，薪火相传；档案留痕，见证初心。2026年6月6日，我校将迎来101周年校庆；6月9日，我们将迎来第十九个国际档案日。为深入传承校史文脉，普及档案知识，重温学校发展历程，加深对档案工作的认识与理解，档案馆联合工会共同举办档案知识与校史专题线上知识竞答活动，诚邀全校教职工踊跃参与，共忆峥嵘岁月，共守初心使命。竞答时间：6月6日8:00至6月9日24:00竞答规则：1.本次有奖竞答共设置15道单项选择题、5道多项选择题。2.每位参与者只有一次答题机会，无法重复提交。竞答入口： 在微信中扫描上方二维码即可进行答题，前100名完成答题且满分者，将获得纪念品一份。 图书馆（档案馆）、医学情报中心2026年6月5日
为迎接6·9国际档案日，贯彻落实习近平总书记“让历史说话，用史实发言”的重要指示，图书馆（档案馆）举办国际档案日主题征文活动，诚邀全校师生（含离退休教职工）与广大校友，共同书写时代芳华。现就有关事项通知如下。一、征文内容（一）时光印记——在校史里遇见自己选取一段校史，结合自身经历，在泛黄的纸页间回望学校薪火传承之路，讲述与学校有关的难忘故事，记录在学校的成长足迹。（二）悦伴韶华——我的同学和师长选取校内深耕育人、贡献卓著的师长，亦或是心怀热忱、步履铿锵的同窗，追忆他们的动人事迹与不凡成就，以笔墨定格温情，珍藏青春岁月里的相逢与成长。（三）鉴往知来——档案与时代同行选取个人珍藏，或以校史展中的实物、照片为载体，勾勒学校在各个时期的发展脉络，细数办学过程中的奋进点滴与斐然成就，以档案见证时代，以史料镌刻流年。（四）兰台拾光——请听档案说通过学校档案视角，或讲述档案工作赋能校园建设、助力学校发展的生动实践，或展现新时代兰台人坚守初心、忠诚履职的职业风采。二、征文要求1. 主题鲜明，观点正确，史料准确。2. 题目自拟，体裁不限，不少于1000字，文中配图应为JPG或JPEG格式，图片大小不小于200KB，并附文字说明。3. 语言生动，事例鲜活，有感染力，不空谈道理。4. 来稿须为原创作品，此前未公开发表，严禁抄袭，严禁使用AI工具创作，文责自负。5. 凡向本次活动投稿的作者，均视为同意征文单位对投稿作品享有使用权，包括用于出版物、网站、公众号宣传等。三、投稿方式1. 稿件应为word文档，以“题目（+学院/部门)+姓名+手机号码”命名。2. 请于2026年6月30日前，发送至征文邮箱dag@hmc.edu.cn，邮件主题注明“国际档案日征文”。联系人：钱佳佳 联系电话：0571-87692781四、征文评选此次征文活动设一、二、三等奖和优秀奖若干名，颁发奖品和证书。优秀作品将刊登展示在杭州医学院档案馆网站，并择优推荐参加国家档案局主办的主题征文评选活动。 图书馆（档案馆）、医学情报中心2026年6月5日
各二级学院：为了进一步完善毕业生在校档案资源，满足毕业生全方位查档需求，图书馆（档案馆）将从6月8日起，分校区、分时间段，集中力量扫描毕业证书、学位证书。现将有关事项通知如下。一、时间地点安排 6月8日-6月10日：临安校区图书馆519室8:30-11:30、13:30-16:30。6月11日-6月12日：滨江校区图书馆副楼202室8:30-11:30、13:30-16:30二、工作要求1.请各学院兼职档案员，将已制作完毕、盖好钢印的毕业证书、学位证书，送至图书馆（档案馆）指定地点扫描。证书扫描完成后，即可当场带走。2.请各学院，提前与本馆联系人预约扫描时间，并按照时间安排开展扫描工作。3.送馆扫描前，请各学院兼职档案员以班级为单位，填写附件1，扫描时将附件1的电子版及纸质版一并交至扫描点。 联系人:陈奕羽、钱佳佳 联系电话：87692781附件1：毕业证书、学位证书扫描交接单 图书馆（档案馆）、医学情报中心 2026年6月3日
各单位、部门：为切实做好我校2025年度文件材料的归档工作，根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《杭州医学院档案管理办法》（杭医〔2022〕6 号）等有关规定，现将有关事项通知如下：一、归档范围1.各部门在2025年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括党群、行政、教学、科研、设备、财会、基建、外事、出版、声像、实物等门类档案。2.其他往年产生的“应归未归”的重要文件材料。二、归档要求1.高度重视归档工作。各单位（部门）档案工作分管领导应及时部署工作，兼职档案员切实履行职责，确保归档材料及时、准确、完整地移交档案馆，任何单位和个人不得将归档材料据为己有。2.严把归档材料质量关。归档文件材料必须为原件，复印件原则上不得归档（归档则须加盖单位公章），要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改。归档的声像材料，应图像清晰、音质良好，并附有文字说明（时间、地点、人物、事由、背景、摄影者）。3.纸电并行、双套归档。目前实行纸质文件、电子文件双套制归档。具备纸质文件与电子文件的，两者同步归档，并确保内容完全一致。无对应电子文件的，仅归档纸质文稿。三、归档程序1.各单位（部门）兼职档案员参照《杭州医学院立卷部门归档材料范围与保管期限表》（附件1），收集本单位形成的档案材料，进行分类预立卷。2.登录“杭州医学院档案管理系统”（系统网址：http://10.112.101.3/），录入案卷目录和卷内文件目录数据。系统操作指导详见《杭州医学院档案管理系统具体操作方法》（附件2）。3.系统中目录数据，经档案馆工作人员审核通过后，兼职档案员在系统中打印《移交目录》（一式两份）。每个案卷都需要编制《备考表》，并填写“本卷共计****件”字样，如有其他需说明的情况也需填写，整理人及部门分管档案领导需要签字确认。4.各单位（部门）可提前与档案馆预约，在档案馆现场办理档案验收移交手续。凡不符合归档要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。四、归档时间2026年6月30日前，完成文件材料的归档移交工作。五、其他事项为做好文件材料归档工作，档案馆将提供业务指导服务，联系人：洪雅青，电话：87692781。 附件：1.《杭州医学院立卷部门归档材料范围与保管期限表》2.《杭州医学院档案管理系统具体操作方法》 图书馆（档案馆）、医学情报中心 2026年5月26日
各单位、部门、校友： 为满足寒假期间师生对档案查询服务的需求，依据校历及学校相关通知，现将寒假期间相关服务安排通知如下： 注：1.校内查档：校内教职工查询档案请通过校网办事大厅在线提交查档申请，档案馆值班人员将于值班日统一办理查档业务。 2.校外查档：校友学籍类档案查询请通过档案馆远程查档服务系统（微信小程序或者网站平台）提交查档预约，档案馆值班人员将于值班日线上处理查档申请，并提供线下邮寄服务。 3.值班日办公室联系电话：0571-87692781。 图书馆（档案馆） 2026年1月23日
各单位、部门、校友： 为满足广大师生校友在暑期查档的需求，档案馆特安排专职人员暑期每周二上午8：30-11:30现场值班以便查档。具体安排如下：注：1.校内查档：校内教职工查询档案请通过校网办事大厅在线提交查档申请，档案馆值班人员将于每周二值班日统一办理查档业务。 2.校外查档：校友学籍类档案查询请通过档案馆远程查档服务系统（微信小程序或者网站平台）提交查档预约，档案馆值班人员将于每周二值班日线上处理查档申请，并提供线下邮寄服务。 3.值班日办公室联系电话：0571-87692781。非值班日紧急事项查档联系人：钱老师，联系电话：15167194338。 图书馆（档案馆） 2025年6月21日
各二级学院：为了进一步完善毕业生在校档案资源，满足毕业生全方位查档需求，图书馆（档案馆）将从6月17日起，分校区、分时间段，集中力量扫描毕业证书、学位证书。现将有关事项通知如下。一、时间地点安排 6月17日-6月19日：临安校区图书馆519室。8:30-11:30、13:30-16:30。6月20日：滨江校区图书馆副楼202室。8:30-11:30、13:30-16:30。 二、工作要求1.请各学院兼职档案员，将已制作完毕、盖好钢印的毕业证书、学位证书，送至图书馆（档案馆）指定地点扫描。证书扫描完成后，即可当场带走。2.请各学院，提前与本馆联系人预约扫描时间，并按照时间安排开展扫描工作。3.送馆扫描前，请各学院兼职档案员以班级为单位，填写附件1，扫描时将附件1的电子版及纸质版一并交至扫描点。 联系人:陈奕羽、钱佳佳 联系电话：87692781附件1：2025扫描交接单.doc (35 K)2025年6月16日
各二级学院：学籍档案是记载学生在校学习情况的永久性档案材料。根据学校档案工作整体安排，现需各二级学院收集整理2024届毕业生学籍档案并移交档案馆。为保证归档工作顺利进行，现将有关事项通知如下： 一、归档范围：1.学生学籍卡2.学生成绩单3.毕业生登记表4.省优秀毕业生登记表5.毕业证书、学位证书签收册6.硕士研究生成套毕业材料7.毕业合影 二、整理要求 1.确保档案实体各项信息的完整性和准确性。学籍卡和成绩单（使用教务系统默认格式打印）均需加盖学院、教务处两个公章，院长、辅导员、教务员签字盖章不能为红色，盖章要清晰。2.毕业生登记表仅需实体打码无需档案管理系统中录入任何条目信息，以班级为单位打印移交目录后直接移交；3.学籍归档整理请按照《学生学籍档案实体整理注意事项及具体操作流程》进行归档（钉钉档案工作群内下载查阅）； 三、移交时间截止到2024年11月30日 四、移交地点滨江校区图书馆副楼202室 五、联系方式纸质档案整理过程中如有问题，请钉钉联系洪雅青。 图书馆（档案馆）、医学情报中心2024年11月15日
各位兼职档案员老师：档案馆近期正在开展档案管理系统的升级工作，现定于10月18日下午17:00起进行新老系统数据迁移工作，数据迁移期间暂停档案管理系统的录入权限，查询、打印、下载、浏览权限不受影响。预计10月21日上午9:00完成系统数据迁移整理工作。接下来，我们将启用新版档案管理系统，新系统的操作指南PPT，我们后续会提供给大家，请各位老师关注群消息。另外，在使用过程中如有任何的疑问，可以钉钉联系洪雅青。 图书馆（档案馆）、医学情报中心2024.10.17
各二级学院：为了进一步完善毕业生在校档案资源，不断提升图书馆、档案馆服务质量，为学校“大服务”发展贡献档案的力量，图书馆、档案馆从2023年起，特收集应届毕业生的毕业证书、学位证书扫描件，建立毕业证书专题库，满足毕业生全方位查档需求。今年图书馆、档案馆将于6月5日起，分校区分时间段集中力量扫描毕业证书、学位证书，请各学院兼职档案员将已制作完毕、已盖钢印的毕业证书、学位证书按照约定的时间送至图书馆、档案馆指定位置进行扫描。证书扫描完成后，当场即可带走。送图书馆、档案馆扫描之前，请各学院兼职档案员以班级为单位，填写附件1《杭州医学院毕业生证书扫描交接单》，扫描时将电子版及纸质版《杭州医学院毕业生证书扫描交接单》一并交至图书馆、档案馆，办理毕业证书、学位证书扫描手续。各校区毕业证书、学位证书扫描时间地点安排如下：6月5日-6月7日：临安校区图书馆519室；8:30-11:30，13:30-16:30。6月11-6月12日：滨江校区图书馆副楼210室；8:30-11:30，13:30-16:30。请各学院根据安排，按要求提前跟图书馆、档案馆预约扫描时间段。联系人:洪雅青 联系电话：87692781 图书馆、档案馆2024.06.03
